Digital verknüpft, wirtschaftlich steuern

Die Software charly (solutio GmbH) unterstützt eine detaillierte Planung einschließlich aller erforderlichen Folgeprozesse – angefangen bei der Befundung über die Terminierung, Behandlungs-, Heil- und Kostenplanung mit Beachtung der Stundenhonorarkalkulation bis hin zur Dokumentation und Abrechnung. Behandlungen sind im Planungsbereich der Software in bereits vorkonfigurierten Abrechnungskomplexen (nach GOZ und BEMA) hinterlegt, die sich zusätzlich individuell auf das Leistungsprofil und die Arbeitsabläufe der Praxis anpassen lassen. Weiterhin können die dazu passenden Gebührenziffern definiert werden. Auf diese Weise erfolgt die Planung in exakter Abstimmung zwischen allen erforderlichen Maßnahmen und den dazu in der Praxis üblichen Schritten. Alle Befunde, deren Behandlung noch ansteht, werden in der Ansicht entsprechend dargestellt, sodass sich die aktuelle Terminierung für die nächsten Behandlungen schnell und übersichtlich gestaltet. Dies gelingt, indem bereits während der prozessorientierten Planung die nötigen Termine für Behandlungen generiert und zur Übernahme ins Terminbuch bereitgestellt werden. „Diese Funktion sichert Transparenz in den Praxisabläufen, sorgt für ein perfektes Praxismanagement und dafür, dass jeder weiß, welche Termine noch zu vergeben sind“, fasst Andrea Fischbach zusammen.

Management-Informationssystem: Elementares Werkzeug der Praxisführung

Neben der engen Verzahnung zwischen Behandlungsplanung und Terminbuch ist auch die Verknüpfung mit dem Controllingbereich der Praxismanagement-Software beispielhaft. Entgegen der naheliegenden Vermutung meint Controlling nicht die Kontrolle, sondern vielmehr die Steuerung der Praxis. Das heißt, Inhalte und Aufgaben sind in die Zukunft gerichtet. Ein Controlling mit Instrumenten, die ausschließlich retrospektiv sind, erlaubt keine zukunftsorientierte Praxissteuerung. Stattdessen bedarf es neben der klassischen Buchführung auch Planungsinstrumente, die sich mit der Zukunft der Zahnarztpraxis beschäftigen.Das Management-Informations-System (MIS) von charly XL bietet zahlreiche solcher Instrumente an, die über die üblichen Umsatzberechnungen hinausgehen. Das MIS ermöglicht beispielsweise die Abfrage von Umsätzen, die in einer Praxis mit einzelnen Behandlungsarten erzielt wurden. Auf diesem Weg kann die Zahnarztpraxis ihr Angebot wirtschaftlich sinnvoll auf die gewünschten Patientengruppen sowie entsprechende Behandlungsformen abstimmen und per Praxiscontrolling im Blick behalten. Andrea Fischbach weiß: „Gelingt es einer Praxis, ihr Angebot und die über bestimmte Behandlungsarten erreichten Umsätze geschickt aufeinander abzustimmen, ist dies im Hinblick auf eine wirtschaftliche Praxissteuerung ideal.“

Mit wenigen Klicks lassen sich darüber hinaus wichtige Kennzahlen wie Tagesumsätze, Honorar, Gesamtumsatz und das Verhältnis von erstellten zu durchgeführten Heil- und Kostenplänen anzeigen. Die Umsatzstatistik im Vergleich zu den Vorjahren hilft bei der Einschätzung der Liquidität der Praxis. Auch die Auswertung der Patientenstruktur ist im MIS möglich. Anhand der Altersverteilung, der Kassenzugehörigkeit, Wohnorte, Neuzugänge sowie der Treue der Patienten lassen sich geeignete Maßnahmen für die Zukunftsfähigkeit der Zahnarztpraxis ergreifen.

Im Wissen, dass viele Termine nicht automatisch viel Umsatz bedeuten, hilft die Betrachtung des Verhältnisses zwischen Patientendurchlauf zu Umsatz. Entsprechend kann die Arbeit in der Praxis so verteilt werden, dass die Leistungsstundensätze stimmen und der Break-even erreicht wird. „Aus meiner Erfahrung schätzen Zahnärzte sehr, dass sie mithilfe des Controllings in charly schnell sehen, wie sich die Praxis entwickelt und wo die Reise hingeht“, berichtet Andrea Fischbach.

Aussagekräftige Kennzahl: Honorarumsatz pro Stunde

Eine weitere wichtige Kennzahl bildet der Honorarumsatz pro Stunde. Hierzu wird zunächst der Honorarumsatz pro Behandler auf Basis der im Behandlungsblatt gemachten Angaben ausgewertet, danach für den jeweiligen Behandler die Dauer aller Termine in einem bestimmten Zeitraum ermittelt und dies abschließend ins Verhältnis gesetzt. „Alle Heil- und Kostenpläne können nach dem notwendigen Umsatz pro Stunde kalkuliert werden“, erläutert Andrea Fischbach. „So behandeln Zahnärzte im gewinnbringenden Bereich.“ Praxen, die auf diese Weise gesteuert werden, gelingt der Spagat zwischen einem fachlich hochwertigen Ergebnis auf der einen und der Wirtschaftlichkeit der Behandlungen auf der anderen Seite leichter. Die Verzahnung der Behandlungsplanung mit dem Heil- und Kostenplan inklusive Umsatzkalkulation und dem Terminbuch bietet dem Praxisteam ein spürbar ruhigeres und effektiveres Praxismanagement. Die Patienten schätzen einen perfekten Patientenservice. Und dem Praxisinhaber wird der Wunsch erfüllt, eine noch erfolgreichere Praxis zu führen.

Andrea Fischbach ist Ansprechpartnerin für alle Fragen rund um die Praxismanagement-Software charly im Raum Nordrhein-Westfalen.