Digitales Praxiskonzept sichert zukünftigen Erfolg

Bereits beim Eintreten in die Gemeinschaftspraxis Dr. Geister & Dr. Liebhardt spürt man das freundliche und familiäre Ambiente, das so gar nicht an eine klischeehafte Zahnarztpraxis erinnert. Der erste Eindruck: hier ist man gut aufgehoben. Die Wohlfühlatmosphäre ist kein Zufall, sondern gewollt: „Wir fördern bewusst und gezielt weiche Faktoren wie Menschlichkeit und Fairness“, sagt Zahnärztin Dr. Katharina de Buhr, „sowohl gegenüber unseren Mitarbeitern, als auch gegenüber den Patienten.“ Neben der genauen Erfassung der Arbeitszeiten fördern regelmäßige Besprechungen die Zufriedenheit im Team. Das Betriebsklima stimmt: Manche Kolleginnen arbeiten bereits jahrzehntelang in der Praxis. Der faire Umgang miteinander und eine gleichsam serviceorientierte wie herzliche Freundlichkeit wird im Team gelebt und kommt auch bei den Patienten gut an. Dass sie im Mittelpunkt stehen und als Mensch wahrgenommen werden, merken diese sofort; mit ein Grund dafür, dass die Praxis auf ein mittlerweile 30-jähriges Bestehen zurückblicken und sich vor Kundschaft kaum retten kann. Termine für eine professionelle Zahnreinigung sind acht Wochen im Voraus ausgebucht, über eine positive Mund-zu-Mund-Propaganda ist die Gemeinschaftspraxis auch über die Ortsgrenzen von Denkendorf hinaus bekannt.

Mit Dr. Dankfried Geister, der vor 30 Jahren in Denkendorf zu praktizieren begann, Dr. Susanne Liebhardt und Dr. Katharina de Buhr kümmern sich drei Behandler, unterstützt von einem achtköpfigen Team, ganzheitlich um die Belange der Patienten. Dr. de Buhr, die als angestellte Zahnärztin seit Jahresbeginn die Praxis verstärkt, ergänzt mit frischem Tatendrang die langjährige Erfahrung von Praxisinhabern und -team. Nachdem die junge Zahnärztin nach ihrer Assistenzzeit Berufserfahrung in Nürnberg gesammelt hatte, zog es sie zurück in die Praxis ihres Vaters nach Denkendorf. Seitdem weht ein neuer Wind: Längere Sprechzeiten, digitales Röntgen, viele neue Geräte vor allem für den Bereich der Endodontie und der Ausbau des Prophylaxebereichs sind nur einige Beispiele für Neuerungen, die seit rund einem Jahr Einzug gehalten haben.

Die wohl grundlegendste Veränderung war jedoch die Einführung einer Managementsoftware. „Eine Zahnarztpraxis ist ein Unternehmen, dessen wirtschaftliche Entwicklung kontrollierbar sein muss – gerade unter stetig steigenden gesetzlichen Reglementierungen“, sagt Dr. Katharina de Buhr. Der Umstieg von Karteikarten auf ein digitales System, das alle Prozesse in der Zahnarztpraxis begleitet, ist vor diesem Hintergrund ein unverzichtbares Mittel, um den unternehmerischen Erfolg sicherstellen zu können. Seit dem 1. Januar 2012 nutzen Dr. Geister, Dr. Liebhardt und Dr. de Buhr nun die Praxismanagement-Software charly (solutio GmbH). De Buhr, die während der Assistenzzeit auch mit anderen Programmen gearbeitet hatte, gefielen der übersichtliche Aufbau und die vielfältigen Funktionen der Software sofort: „Wir waren und sind nach wie vor überzeugt, dass charly für unsere Praxis das derzeit beste Programm auf dem Markt ist – auch, wenn es günstigere Alternativen gab“, begründet Dr. Katharina de Buhr die Entscheidung. „Es rechnet sich irgendwann“, meinte sie, gewann beide Praxisinhaber für ihr Vorhaben und behielt Recht.

Praxismanagement-Software: Mit durchdachten Funktionen zur schnellen Amortisation

Vier Monate dauerte es, bis sich die Investition in die Software amortisiert hatte. Neben längeren Sprechzeiten, die durch Dr. Katharina de Buhr als dritte Behandlerin in der Praxis möglich wurden, macht die Zahnärztin vor allem die lückenlose Abrechnung mit charly für die schnelle Amortisation verantwortlich: „Eine korrekte und vollständige Abrechnung aller erbrachten Leistungen wird durch das Abrechnen mit Komplexen gewährleistet; man vergisst keine Positionen mehr.“

Weiteres Plus des karteikartenlosen Arbeitens: Die Qualität der Praxisorganisation und der Arbeitsabläufe steigt. Dies zeigt sich in der Denkendorfer Praxis beispielsweise durch eine höhere Effizienz bei der Terminvergabe: Diese können jetzt direkt aus dem Behandlungszimmer vergeben werden, nachdem mit der Einführung der Praxismanagement-Software das gewohnte Papierbestellbuch einem elektronischen Terminbuch wich.

Die umständliche Suche nach freien Terminen, oft verbunden mit einem „Stau“ an der Rezeption, gehört jetzt der Vergangenheit an. charly erstellt bei geplanten Behandlungen eine Liste mit notwendigen Terminen und merkt freie Termine für Folgebehandlungen vor. Auch die Behandlungszeiten werden optimaler genutzt. So ist beispielsweise aus jedem Zimmer ersichtlich, wer bereits wie lange im Wartezimmer sitzt. „Dies erleichtert auch das parallele Arbeiten in mehreren Behandlungszimmern enorm“, freut sich Dr. Katharina de Buhr.

Persönlich schätzt die Mutter eines kleinen Sohnes auch die Möglichkeit, mit charly flexibel und familienfreundlich von zu Hause aus zu arbeiten. Im Homeoffice kontrolliert Dr. de Buhr abends Behandlungseinträge, studiert Röntgenbilder und erstellt Therapiepläne. Durch die Nacharbeit jenseits des hektischen Praxisalltags und mit voller Konzentration steigt letztlich auch die medizinische Qualität. Die profitiert auch von den jeweiligen fachlichen Schwerpunkten der Behandler und dem intensiv gepflegten fachlichen Austausch untereinander. „Wir schätzen die Möglichkeit sehr, miteinander fachsimpeln zu können“, sagt Dr. Katharina de Buhr. Gerade bei schwierigen Behandlungsfällen oder großen Zahnersatzarbeiten sei es hilfreich, auf einen reichen Erfahrungsschatz zurückgreifen zu können.

Wirtschaftliche Entwicklung der Praxis immer im Blick

Mit dem Management-Informations-System der Software bekommt auch das unternehmerische Denken eine neue Dimension. Was früher Gefühlssache und erst am Ende des Monats auf dem Konto sichtbar war, ist jetzt über vielfältige Statistiken und Auswertungsmöglichkeiten mit charly täglich kontrollierbar. „Es ist schön, mit wenigen Klicks zu wissen, was man am Tag erwirtschaftet hat“, freuen sich Dr. Geister, Dr. Liebhardt und Dr. de Buhr. So können sie wirtschaftliche Potenziale erkennen und Schwachstellen aktiv entgegensteuern. Obwohl die Umstellung von Karteikarten auf eine Praxismanagement-Software für viele eine Herausforderung war, möchte die Praxis charly und die dadurch bessere wirtschaftliche Kontrollierbarkeit sowie die optimierten Praxisabläufe heute nicht mehr missen. Nach rund drei Monaten hatten sich alle an das neue Programm, das mit wenigen Mausklicks einfach zu bedienen ist, gewöhnt. Die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zukunft der Denkendorfer Praxis sind geschaffen. Jetzt sollen nach und nach alle Prozesse und Abläufe möglichst papierarm ablaufen und weitere Funktionen der Praxismanagement-Software, wie beispielsweise das Materialmanagement, genutzt werden. Für die Zukunft wünscht sich Dr. Katharina de Buhr, „dass wir das Potenzial, welches noch in der Praxis und jedem unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen steckt, fördern und fordern.“ Und das getreu ihres Mottos „Stillstand ist Rückschritt“.