11Nov

Ein Meister der Zahlen

  • Jahr: 2015
  • Autor: Claudia Hytrek

Um ein Unternehmen mit Zahnarztpraxen an vier Standorten wirtschaftlich erfolgreich zu steuern, ist ein effektives Controlling – strategisch und operativ – der Schlüssel zum Erfolg. Mando Kampmann weiß um die Bedeutung wirtschaftlicher Kenngrößen und nutzt daher eine Praxismanagement-Software, die diese bereitstellt. Gut gerüstet mit den relevanten Zahlen verfolgt der Praxisinhaber seit Jahren erfolgreich ein Ziel: die Produktivität des Zahncollegiums Soest zu steigern.


Als Zahnarzt und Unternehmer aus Leidenschaft steht Mando Kampmann nie still: Die Eröffnung seiner Praxis am Brüggering in Soest war 2006 der Startschuss für eine bemerkenswerte Erfolgsgeschichte und ein rasantes Wachstum des Zahncollegiums. Bereits kurze Zeit später folgte die zweite Praxis in Bad Sassendorf, 2012 eine weitere am Rigaring. Einen vorläufigen Endpunkt markierte die Erweiterung der Praxis am Brüggering um ein eigenständiges Prophylaxe-Zentrum 2013.

Der Erfolg des Zahncollegiums lässt sich in beachtlichen Zahlen ausdrücken: Siebenstellige Umsätze pro Quartal. 55 Mitarbeiter und damit eine Vergrößerung um den Faktor 18 innerhalb von neun Jahren. 40.000 Termine binnen zwölf Monaten. Und über 2.000 Neuzugänge pro Jahr. Der kontinuierliche Patientenstrom sorgte schnell dafür, dass die anfänglichen Kapazitäten eng wurden. Die Einführung eines Schichtbetriebs und die Erweiterung der Räumlichkeiten waren die logische Konsequenz. Die Erfolgsgeschichte bemisst sich nicht nur in Zahlen; sie gründet auch darauf. Denn Mando Kampmann kennt die wirtschaftlichen Parameter wie seine Westentasche. Die Informationen, die aus der Praxismanagement-Software charly (solutio GmbH) ermittelt und ausgewertet werden, sind elementare Werkzeuge der Praxisführung. „Das Management-Informations-System ist mein Brot-und-Butter-Instrument“, erklärt Mando Kampmann. Hier sieht er, inwieweit die Praxen des Zahncollegiums ihre Prognosen erfüllen, kann entsprechend Kapazitäten planen und den zukünftigen Bedarf erkennen. Im Controlling-Bereich des Management-Informations-System (MIS) von charly ermittelt Kampmann, wie sich bestimmte Faktoren der Praxis im Vergleich zum Vormonat, -quartal oder -jahr verändert haben. So hilft ihm beispielsweise die Umsatzstatistik im Vergleich zu den Vorjahren bei der Einschätzung der Liquidität der Praxis. charly stellt die Auswertungen in Tabellenform oder in grafischer Aufbereitung zur Verfügung. Persönlich zieht Kampmann die puren Zahlen den Balken- oder Liniendiagrammen vor: „Um prozentuale Verhältnismäßigkeiten abbilden zu können, helfen mir die Türme des ‚Burj Khalifa‘ weniger“, sagt Kampmann. Die Zahlen zeigen hingegen, dass rund 30 Prozent des Umsatzes mit prothetischen Leistungen erwirtschaftet werden. Auch zur Auswertung der Patientenstruktur greift Kampmann auf das MIS zurück.

Die Abfragemöglichkeiten in charly geben Aufschluss über die Altersverteilung, die Kassenzugehörigkeit, Wohnorte, Neuzugänge sowie über die Treue der Patienten. So ist beispielsweise ersichtlich, dass sich das Einzugsgebiet der Praxis in den vergangenen Jahren sukzessive erweitert hat. „50 Prozent sind überregional“, freut sich Kampmann über Patienten, die auch weite Anfahrtswege aus München, Stuttgart oder Rügen auf sich nehmen, um das Leistungsspektrum des Zahncollegiums in Anspruch zu nehmen. „Wir können außerdem auf eine extrem hohe Behandlertreue stolz sein“, bilanziert Kampmann, der über viele Jahre hinweg Dentalphobiker in ganz Nordrhein-Westfalen behandelt hat – Patienten, die oftmals bis heute seine Praxis aufsuchen. Die Abfrage „Patientenalter“ im MIS ergibt außerdem, dass die die Altersstruktur der Patienten mit 31,7 Jahren unterdurchschnittlich ist – für Kampmann die Bestätigung, dass sich das junge Klientel vom breiten Behandlungsspektrum sowie von den Praxen mit modernem Ambiente und neuester Technik angesprochen fühlt.

Praxismanagement-Software sorgt für Transparenz

„charly spiegelt nahezu 100 Prozent der Verhältnisse in der Praxis wieder“, freut sich Kampmann, der gerne das große Ganze im Blick hat und die Software seit mittlerweile zehn Jahren einsetzt. Obwohl der Praxisinhaber die Buchführung dem Steuerberater überlässt, kennt er selbst die Zahlen, will um die wirtschaftliche Aufstellung der Praxis wissen, Trends erkennen und frühzeitig wissen, was Sache ist. Bei der täglichen Nutzung des Management-Informations-Systems von charly geht es ihm dabei aber „weniger um die Kontrolle, sondern um das Planen und Steuern der Praxis“. Im Wissen, dass viele Termine nicht automatisch viel Umsatz bedeuten, betrachtet Kampmann beispielsweise das Verhältnis Patientendurchlauf zu Umsatz und verteilt die Arbeit in der Praxis so, dass die Leistungsstundensätze stimmen und der Break-Even erreicht wird. Auf diese Weise gelingt dem Zahncollegium Soest der Spagat zwischen einem fachlich hochwertigen Ergebnis auf der einen und der Wirtschaftlichkeit der Behandlungen auf der anderen Seite.

Neben den Zahlen und Fakten aus dem MIS bleibt das Feedback der Patienten Gradmesser für den Erfolg der Praxis. Erstklassiger Service und minimale Wartezeiten spielen daher für die Praxisinhaber ebenfalls eine entscheidende Rolle. Auch hier sprechen die Zahlen aus dem Management-Informations-System für sich: 85 Prozent aller Patienten warten weniger als fünf Minuten, bis sie behandelt werden. „Wir legen großen Wert darauf, die Terminplanung ‚just in time‘ zu gestalten“, so Kampmann. Wartet ein Patient in Ausnahmefällen länger als 15 Minuten, zeigt dies charly in der aktuellen Terminliste durch eine rote Markierung. Spätestens dann seien alle Mitarbeiter angehalten, diesen Umstand sofort zu beheben. Obwohl die Rechnungsstellung über ein Rechenzentrum läuft, weiß Mando Kampmann wie viele Rechnungen noch offen und welche bezahlt sind. Auch im Vorfeld der Eröffnung des Prophylaxe-Centers verließ er sich auf die Zahlen aus der Praxismanagement-Software: „charly hat transparent gemacht, dass der Bedarf an Terminen zur Prophylaxe stetig stieg“, berichtet Kampmann. Da die Kapazitäten der bestehenden Räumlichkeiten nicht ausreichten, um diesen Bedarf adäquat zu decken, entschloss er sich gemeinsam mit den Teilhaberinnen Navin Facilides und Dr. Fariha Astitouh zum Kauf einer weiteren Praxis. Der Erfolg gibt Kampmann Recht: Das neugegründete Prophylaxe-Center trägt sich bereits selbst. Und so überrascht es kaum, dass Mando Kampmann bereits weitere Projekte mit gleichem medizinischen Anspruch aber neuen Schwerpunkten für die kommenden Jahre im Kopf hat –gegründet auf fundierte Zahlen und sicherlich ähnlich erfolgreich.

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