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25Sep

Optimale Praxisführung mit integriertem Material­management

  • Jahr: 2013
  • Autor: Claudia Hytrek

Abläufe optimieren, Zeit sparen und Kosten reduzieren: Um diese Ziele zu erreichen und damit die Zahnarztpraxis erfolgreich zu führen, ist eine prozessübergreifende, digitale und softwaregestützte Verwaltung heutzutage aus dem Praxisalltag nicht mehr wegzudenken. Zur optimalen Praxisführung gehört natürlich eine professionell organisierte Materialverwaltung. Umso besser, wenn die eingesetzte Praxismanagement-Software bereits durchdachte Funktionen dafür mitbringt.


Ein Beispiel: Die Implantatinsertion ist in vollem Gange. Die assistierende zahnmedizinische Fachangestellte streicht mit einem Barcode-Scanner über das steril verpackte Implantat und reicht es anschließend dem Zahnarzt. Während er dieses fachmännisch in den Kieferknochen einsetzt, registriert die Praxismanagement-Software aufgrund der eben erfolgten Ausbuchung des Materials aus dem Materialmanagementsystem, dass der Mindestbestand von Implantaten dieser Art erreicht ist. Automatisch wird die für dieses Implantat vorab definierte Bestellmenge auf die digitale Bestellliste der Software gesetzt. Durch das Abscannen ist das verwendete Implantat auch direkt im Behandlungsblatt des Patienten mit Charge und Haltbarkeitsdatum dokumentiert.

Rechtlich auf der sicheren Seite

Was sich hier organisatorisch in Sekundenschnelle abspielt, wird durch das in charly XL (solutio GmbH) integrierte Materialmanagement ermöglicht. Das Programm erlaubt die patientenbezogene Dokumentation nach dem Grundsatz „Welches Material wurde bei welchem Patienten wann angewendet?“. Chargennummern und Haltbarkeitsdaten sind hinterlegt, eine rechtskonforme Dokumentation im Sinne des Medizinproduktegesetzes (MPG) und die Rückverfolgbarkeit von Materialien damit jederzeit gegeben.

Die Dokumentationsmöglichkeiten des integrierten Materialmanagements in charly XL reichen noch weiter. Zu den einzelnen Materialien können Belehrungen, Anweisungen, Produktabbildungen und -beschreibungen sowie Sicherheitsdatenblätter hinterlegt werden. Eine Ablage in Papierform oder auf dem Computer-Laufwerk entfällt. Auch für neue Mitarbeiter in der Praxis ist dies eine ideale Form, sich sicher und schnell einzuarbeiten. Denn relevante Informationen zu den einzelnen Materialien sind genau dort hinterlegt, wo sie benötigt werden, um eine erstklassige Arbeitsqualität sicherzustellen.

Ganzheitliche Verknüpfung

Nach Abschluss der Behandlung folgt die Abrechnung der erbrachten Leistungen. Hier sind diejenigen Praxen im Vorteil, bei denen relevante Informationen ganzheitlich und intelligent in der Praxismanagement-Software verknüpft sind. Durch die Verknüpfung der hinterlegten Materialien mit den Leistungen in den praxisindividuellen Komplexen gelingt eine lückenlose Abrechnung aller verwendeten Produkte. So werden alle erbrachten Leistungen inklusive verwendetem Material mit einem Klick dokumentiert. Leistungsabhängig kann außerdem entschieden werden, ob Materialien berechnet werden sollen, oder ob diese bereits mit dem zahnärztlichen Honorar abgegolten sind.

Nicht nur die patientenbezogene Dokumentation und die lückenlose Abrechnung verwendeter Materialien sprechen für den Einsatz eines professionellen Materialmanagements in der Praxis. Optimal ist es, wenn die gesamte Lagerverwaltung softwaregestützt abläuft. Auch hierbei unterstützt charly das Praxisteam. Materialien, die nicht mehr in ausreichender Menge auf Lager sind, werden von der Software automatisch auf die Bestellliste übertragen. Dabei bleibt Spielraum für individuelle Anpassungen. Durch diese verbrauchsbezogene Liste kann der Lagerbestand bedarfsorientiert organisiert und der Materialverbrauch optimiert werden.

Kurz vor Feierabend. Die Beauftragte für Materialverwaltung wirft einen kurzen Blick in die aktuelle Bestandsübersicht der Praxis. Zeit für die nächste Bestellung: Sie fügt zur digitalen und bereits automatisch erstellten Bestellliste der Praxismanagement-Software noch einige Einheiten Desinfektionsmittel hinzu. Anschließend verfasst sie mithilfe vordefinierter Textbausteine die E-Mail an den Lieferanten. Das Programm bleibt dabei anbieterunabhängig, sodass die Bestellung nicht an spezielle Lieferanten gebunden ist. Wenige Klicks später ist der Auftrag verschickt.

Geschlossener Kreislauf

Sobald das neu bestellte Material in der Praxis eintrifft, wird es mit dem Barcode-Scanner ebenso unkompliziert eingebucht, wie es nach Verbrauch ausgebucht wurde. Vom Wareneingang, über die Dokumentation der verwendeten Materialien und ihre Ausbuchung, bis hin zur Lagerverwaltung – mit charly wird der gesamte Materialprozess ganzheitlich in einem Programm verwaltet. Der Zahnarzt und sein Team freuen sich über bedarfsorientierte Lagerbestände, eine professionell organisierte Materialverwaltung und über eine einfach zu bedienende Software, die seine Arbeitsabläufe prozessorientiert unterstützt. Mit ihrer Hilfe wird eine optimale Praxisführung möglich.

Erschienen in: DZW 39/13, 25.09.2013

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