Praxismanagement­software: Da muss ein Wechsel her!

Puristisches Design, bodentiefe Fenster, grau abgesetzte Türen und ausgewählte, blaue Highlights: Dem Besucher der Praxis für Zahnheilkunde Schiffers & Kollegen in Geilenkirchen wird schnell klar: Praxisinhaber und -team stehen für Klarheit und Transparenz. Was dem Zahnärzteteam – bestehend aus Georg Schiffers, Susanne Bischoff und Oralchirurg Patrick Kaus – im Innendesign wichtig ist, hat auch in Bezug auf die Behandlungsphilosophie und Praxisführung Relevanz. Transparente Beratung und Aufklärung sowie klare Strukturen der Arbeitsabläufe definieren die Qualität. Ein unverzichtbarer Helfer, um die Praxisprozesse nachvollziehbar zu gestalten und zu dokumentieren, ist die eingesetzte Zahnarztsoftware. Obwohl Georg Schiffers während seiner siebenjährigen Tätigkeit in einer großen Praxisklinik in Aachen mit der dort eingesetzten Praxismanagement-Software charly (solutio GmbH) mehrheitlich zufrieden war, entschied er sich vor der eigenen Praxisneugründung 2014 für ein anderes System: Ein rationales Windows-Programm mit vielen Einstellungsmöglichkeiten, das Georg Schiffers auch durch den günstigen Preis überzeugte.

Die Einführung gelang, doch rechte Zufriedenheit wollte nicht aufkommen. Insbesondere in der Verwaltung sahen sich die Kolleginnen plötzlich mit Problemen konfrontiert, die sie bis dato nicht kannten. Sie vermissten schnelle Workflows, eine übersichtliche Benutzeroberfläche und eine intuitive Bedienung. Auch Georg Schiffers als Praxisinhaber musste mit einem „gefühlten Kontroll- und Informationsverlust über Verwaltungs- und Abrechnungsprozesse“ zurechtkommen und dachte nach einem halben Jahr mit der neuen Software bereits an einen Wechsel. Anfangsschwierigkeiten? Vielleicht; doch auch mit der Zeit, die man sicherlich benötigt, um ein neues Praxismanagement-System kennen und bestenfalls lieben zu lernen, manifestierte sich der erste Eindruck. Es erforderte Mut, sich einen Fehler einzugestehen, vor allem, da dieser mit Konsequenzen für den gesamten Praxisalltag verbunden war. Doch für Georg Schiffers stand bald der Entschluss fest: Die Rückkehr zu charly.

Für den Praxisinhaber zahlt sich diese Entscheidung gleich in mehrfacher Hinsicht aus. Zum einen gehört die Unsicherheit, ob wirklich alle erbrachten Leistungen abgerechnet wurden, der Vergangenheit an. „Die vordefinierten Leistungsketten in charly bringen alles zur Abrechnung – und vergleichsweise kleine Beträge pro Fall addieren sich zu großen Summen.“ Das spiegele sich auch umsatzmäßig wieder, so Schiffers. Des Weiteren weiß er die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in charly zu schätzen: „Die Benutzerfreundlichkeit ist einfach motivierend: Jahre nach der letzten Nutzung des Programms war die Bedienung bereits nach wenigen Minuten im erneuten Einsatz wieder präsent.“

Intuitive Bedienung spart Arbeitszeit

Auch das Team nahm die Mitteilung, dass charly wieder eingesetzt wird, sehr positiv auf. Alle, die charly bereits kannten, waren „heilfroh“. Die Mitarbeiterinnen in der Prophylaxe hätten aufgrund der sehr vereinfachten PA-Befunddarstellung und Eingabe einen regelrechten „Freudentanz“ aufgeführt.

Das digitale Notiz- und Nachrichtensystem der Software hat unter den Kolleginnen die handschriftlichen Memo-Zettel abgelöst. Heil- und Kostenpläne sind jetzt deutlich schneller, teilweise direkt aus dem Behandlungszimmer, erstellt, und die Arbeitsroutinen so gestaltet, dass sie verständlich und intuitiv für jeden sind. „Der Aufwand, um auf dasselbe Ergebnis zu kommen, ist jetzt deutlich geringer“, freut sich der Praxisinhaber.

„Der Preis der Software sollte nicht das Entscheidungskriterium Nr. 1 sein“, fasst Georg Schiffers seine Erfahrungen zusammen. Auch wenn eine Software wie charly im direkten Vergleich teuer anmutet: Die Einsparungen an Arbeitszeit und -aufwand sowie die schnelle Amortisation müssen dem Anschaffungspreis gegenübergestellt werden. „Betrachtet man all diese Punkte rentiert sich die Software allemal.“

Zahnarztpraxis nimmt Fahrt auf

„Mein Ziel ist ein konstantes Wachstum der Praxis ohne dabei Qualitätseinbußen hinzunehmen“, sagt Schiffers. Gerade im ländlichen Bereich sei es dabei von Vorteil, wenn an einem Standort alle Fachbereiche der modernen Zahnheilkunde angeboten werden können. So müssen die Patienten in den meisten Fällen nicht in das rund 30 Kilometer entfernte Aachen fahren, um für besondere Behandlungen externe Spezialisten aufzusuchen. Die fachlich hochwertigen Behandlungen entlang des gesamten Spektrums der Zahnmedizin sprechen sich im Geilenkirchener Umfeld schnell herum und bescheren der Praxis neben einem Patientenzuwachs sehr gute Online-Bewertungen.

Während die Qualität der Praxis durch das Behandlungskonzept auf der einen, und eine begleitende prozessorientierte Zahnarztsoftware auf der anderen Seite gesichert wird, ist auch der Blick auf die betriebswirtschaftlichen Zahlen ein absolutes Muss für eine erfolgreiche Praxissteuerung. Diese behält der Zahnarzt mit dem Management-Informations-System (MIS) von charly im Blick. Mit einem Klick werden wichtige Kennzahlen wie beispielsweise der Tagesumsatz, das Honorar, der Gesamtumsatz oder das Verhältnis von erstellten zu durchgeführten Heil- und Kostenplänen angezeigt. „So nehme ich die Kontrolle wieder in meine Hand“, sagt Georg Schiffers, der seine Motivation neben seiner Liebe zum zahnärztlichen Handwerk auch im Management der Praxis findet. Ausgerüstet mit der richtigen Software ist er sich sicher, auch die Herausforderungen des Gesundheitsmarktes in den nächsten 20 bis 30 Jahren meistern zu können.