Praxismanagement­software: Effizienz statt Chaos

Was tun, wenn sich die Praxismanagerin in Elternzeit verabschiedet und ihre Nachfolgerin nach kurzer Zeit ebenfalls ausfällt? Mit dieser Situation sah sich Dr. Petra Bagusche im vergangenen Jahr konfrontiert. Als die langjährige Mitarbeiterin und rechte Hand Nachwuchs erwartete, sollte eine Mitarbeiterin aus dem Assistenzbereich, die sich gerne zur Verwaltungsfachkraft weiterentwickeln wollte, die entstehende Lücke im organisatorischen Bereich der Praxis wieder schließen. Doch sie fiel, gerade frisch eingearbeitet und fortgebildet, krankheitsbedingt aus. Trotz der prekären Sachlage blieb die Praxisinhaberin ruhig. Die oberste Priorität war klar definiert: „Der Betrieb muss weiterlaufen“, berichtet Dr. Bagusche, „in der gewohnten Qualität und mit dem bewährten Service.“ Eine Herausforderung, denn es galt sowohl die weggebrochene Erfahrung als auch den Ausfall von Manpower zu kompensieren. Die Liste mit den zu verteilenden Aufgaben wuchs schnell: der freundliche Empfang, notwendige Telefonate und Korrespondenz mit Patienten und Geschäftspartnern, die Verwaltung des Büros, das Schreiben von Kostenvoranschlägen, die Abrechnung, die Bestellung von Material. Das siebenköpfige Team war gerne bereit, zusätzliche neue Aufgaben zu übernehmen, wenngleich längere Arbeitszeiten keine Option darstellen sollten. Die Lösung: Die Praxisabläufe mussten noch effizienter und zeitsparender gestaltet werden, die Kommunikation untereinander reibungsloser ablaufen.

Effizientes Praxismanagement

Gelingen kann dies mit der richtigen Praxismanagementsoftware. So auch im Fall von Dr. Bagusche, die das Programm charly (solutio GmbH) seit zehn Jahren einsetzt. Indem die Software alle Prozesse in der Zahnarztpraxis intelligent vernetzt, sorgt sie für ein effizientes und schnelles Praxismanagement. „Die Situation hat uns gezwungen, charly noch strukturierter anzuwenden und sein volles Potenzial zu nutzen“, resümiert Dr. Bagusche.

So hat die digitale Dokumentation mit dem Ausfall der Praxismanagerin eine neue Bedeutung erfahren. Befunde werden heute ausschließlich direkt im Behandlungszimmer in charly eingetragen und Gespräche mit dem Patienten unmittelbar protokolliert. Auch die patientenbezogene Ablage ist nun eine unverzichtbare Stütze im Praxisalltag. Indem alle relevanten Dokumente, beispielsweise Laborkostenvoranschläge und -rechnungen, konsequent eingescannt und in der Ablage von charly beim jeweiligen Patienten hinterlegt werden, hat jede Praxismitarbeiterin direkten Zugriff auf wichtige Dokumente – und mit einem Klick den gleichen Wissensstand. Die Funktionen der digitalen Behandlungsplanung nutzen Dr. Bagusche und ihr Team zur Effizienzsteigerung jetzt intensiver. Sobald alle Behandlungsschritte vermerkt sind, wird mittels vordefinierter Komplexe, gekoppelt mit Terminabfolgen, automatisch eine Liste mit den notwendigen, offenen Terminen erstellt. Das sorgt für Transparenz: So werden keine Termine vergessen; zugleich weiß jeder im Team, welche Termine noch zu vergeben sind. Damit ist die ideale Grundlage für eine einfache Terminvergabe für jedermann geschaffen.

Zentrales Instrument der Praxiskommunikation ist heute die Notizfunktion von charly. Ob an einzelne Mitarbeiter oder Gruppen: Hier wird verschriftlicht, was zuvor oft auf dem vermeintlich kurzen Dienstweg mündlich zugerufen wurde. So bleiben die Aufgaben sichtbar, ihr Status kann schriftlich kommuniziert und kontrolliert werden. Weil mithilfe von charly alle Abläufe praxisnah unterstützt werden und viele Prozesse standardisiert sind, läuft die Praxisorganisation im Vergleich zu vorher auf einem qualitativ gleichwertigen, hohen Niveau. „Die anfängliche Sorge, relevante Informationen zu verlieren, hat sich nicht bewahrheitet“, freut sich Dr. Bagusche. Im Gegenteil: Das Programm habe maßgeblich dazu beigetragen, in der Ausnahmesituation den Überblick zu behalten und den Praxisbetrieb ohne Zeitverluste weiterzuführen. Und wenn die aktuelle Situation eines gezeigt hat, dann, dass noch viel Potenzial in Mitarbeitern und Software steckt.