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14Mär

Praxissoftware: Für ein Maximum an Qualität und Sicherheit

  • Jahr: 2014
  • Autor: Claudia Hytrek

Als Fachzahnarzt für Oralchirurgie, Spezialist für Prothetik (DGZPW) und Master of Oral Medicine in Implantology (MOM) setzt Dr. Tobias Terpelle auf Qualität und Sicherheit auf hohem Niveau – bei der Behandlung und den organisatorischen Prozessen im Hintergrund. Hierbei vertraut Dr. Terpelle auf seine Praxismanagement-Software. Mit ihrer Hilfe laufen auch das Materialmanagement und die Hygieneverwaltung digital ab – maximale Sicherheit inklusive.


Stadtlohn im westlichen Münsterland: Hier gründete Dr. Tobias Terpelle 2008 seine eigene Zahnarztpraxis, nachdem er langjährige Berufserfahrung gesammelt hatte; unter anderem am Universitätsklinikum Münster und an der Privatzahnklinik Schloss Schellenstein bei Prof. Dr. Fouad Khoury. Der architektonisch anspruchsvolle und hochwertige Eindruck des Gebäudes von außen setzt sich auch nach dem Betreten der Praxisräume fort. Die deckenhohe Lichtsäule im Eingangsbereich ist ein imponierender Blickfang, daneben heißen natürliches Holz und warme Erdtöne den Besucher herzlich willkommen. Auf steril wirkende Hochglanzoberflächen hat Dr. Terpelle bewusst verzichtet. Der Patient soll sich in den Räumlichkeiten wohl und gut aufgehoben fühlen. Die behagliche Atmosphäre gelingt dank des harmonischen Zusammenspiels von Material, Farbe und Licht bestens.

Nicht nur der optische Eindruck der Praxis lässt auf ein stimmiges Gesamtkonzept schließen. Trotz oder gerade aufgrund der fachlichen Spezialisierung auf Prothetik und Oralchirurgie behandelt Dr. Terpelle – gemeinsam mit seiner Kollegin Dr. Corinna Pennekamp und unterstützt von fünf Mitarbeiterinnen – ganzheitlich. „Meine tägliche Maxime lautet: optimale Qualität und ein optimales Ergebnis“, verrät Dr. Terpelle sein Erfolgsrezept. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen alle Beteiligten ihre Stärken einbringen. Anfallende Aufgaben, von der Weisheitszahnentfernung bis zur Anästhesie, übernimmt daher „immer derjenige, der es am besten kann.“ Neben maximaler Qualität nimmt auch maximale Sicherheit einen zentralen Stellenwert des täglichen Handelns von Dr. Terpelle ein. Die Behandlung nach evidenzbasierten zahnmedizinischen Standards schafft Vertrauen beim Patienten und ermöglicht einen langfristigen Behandlungserfolg.

Auch bei der Wahl der Praxismanagement-Software vor fünf Jahren ging Dr. Terpelle kein Risiko ein. Die Empfehlung eines guten Freundes, der sein Vertrauen genießt, war ausschlaggebend für seine Entscheidung für charly (solutio GmbH). Die Anschaffungskosten für die Software – marginal im Vergleich zu den Ausgaben für die gesamte Praxisgründung – sieht er als Investition in die Zukunft. „Wer zu Beginn bei der Software Abstriche macht, hat strategisch am falschen Ende gespart.“ Schließlich sei die Praxissoftware das Herzstück einer jeden Praxis, gewissermaßen die Schalt- und Verwaltungszentrale. Seine Entscheidung hat er nicht bereut. Von Beginn an nutzt der Zahnarzt charly sehr intensiv. Zunächst passte er die individualisierbare Software an seine Praxisprozesse an, definierte individuelle Planungskomplexe und Terminvorgaben. „Der initiale Aufwand ist gut investierte Zeit“, ist Dr. Terpelle überzeugt. Die Arbeitserleichterung dadurch sei enorm und eine regelmäßige Überprüfung helfe dabei, die Prozesse immer weiter zu optimieren. Heute begleitet ihn die Praxismanagement-Software bei jedem Arbeitsschritt. Auch bei der Materialverwaltung und beim Hygienemanagement ist eine deutliche Erleichterung erlebbar.

Sicher und zuverlässig mit integriertem Materialmanagement

Die softwaregestützte Verwaltung und der Einsatz moderner Verfahren sichert eine gründliche Sterilisation. Instrumente und Trays verwaltet die Praxis mit Barcode-Scannern. Der gesamte Sterilisationsvorgang wird lückenlos verfolgt und in der Software dokumentiert. Protokolle werden direkt in der digitalen Patientenakte hinterlegt. Auch in puncto Materialmanagement verlässt sich Dr. Terpelle ganz auf charly. Auf manuell durchgeführte Überprüfungen von Materialbeständen verzichten Praxisinhaber und -team. Die Ein- und Ausbuchung von Materialien erfolgt stattdessen mittels eines Barcode-Scanners direkt in der Software. Bestandslisten auf Papier sucht man in der Stadtlohner Praxis vergebens. Ist ein definierter Mindestbestand unterschritten, wird das Material automatisch auf der digitalen Bestellliste vermerkt. Einmal pro Woche schickt der Praxisinhaber die Bestellungen ab – mit einem Knopfdruck per E-Mail an die im Programm hinterlegten Lieferanten. „So ist alles genau dann vorrätig, wann ich es brauche“, freut sich der Dr. Terpelle über die Entlastung. Hält sich jeder an die definierten Abläufe, lässt sich mit dem in charly XL integrierten Materiamanagement Zeit sparen – die komfortable Verwaltung im Programm macht es möglich.

In Bezug auf die Sicherheit punktet die Software ebenfalls: Durch die patientenbezogene Dokumentation kann leicht und ohne Zeitaufwand jederzeit nachvollzogen werden, bei wem welches Material wann verwendet wurde – inklusive Charge und Verfallsdatum. So ist eine rechtskonforme Dokumentation im Sinne des Medizinproduktegesetzes (MPG) jederzeit gegeben. Klarheit herrscht in der Praxis von Dr. Terpelle auch in Bezug auf den Lagerort der Materialien. Dank eines direkt beim jeweiligen Material hinterlegten Fotos des Lagerorts, wissen die Mitarbeiterinnen sofort, wo sie es bei Bedarf finden. Diese Dokumentationsmöglichkeit besteht auch für weitere relevante Informationen wie Belehrungen, Anweisungen, Produktabbildungen und -beschreibungen sowie Sicherheitsdatenblätter. Auf diese Weise ist eine erstklassige und schnelle Arbeitsqualität sichergestellt.

Seine Vorstellungen einer digitalen Praxis hat Dr. Terpelle verwirklicht. Alle Dokumente – vorausgesetzt sie müssen von Rechts wegen nicht zwingend in Papierform abgelegt werden – sind digital vorhanden und werden im Programm den entsprechenden Patienteneinträgen zugeordnet. Übersichtlich abgelegt finden sich so Behandlungs- und Kostenpläne, Rechnungen oder der allgemeine Schriftwechsel einfach und schnell. Auch das Notizsystem von charly ist aus dem Kommunikationsalltag in der Praxis nicht mehr wegzudenken. Trotz kurzer Wege wird es intensiv genutzt. „Verschriftlichtes hält im hektischen Praxisalltag besser“, freut sich Dr. Terpelle, der die Gedächtnisstützen in charly schätzt. Ob Hinweise an seine Praxismanagerin oder Anweisungen an die einzelne Gruppen: Mit den Notizen steht der Praxis ein effizientes System zur Verfügung.

Die Auswertungen aus dem Management-Informations-System der Software leitet Dr. Terpelle direkt an den Steuerberater weiter. Unterlagen, die er früher in mühevoller Arbeit zusammengestellt hat, bietet charly auf Knopfdruck an. Komfortable Funktionen erleichtern den Aufwand und können alle Daten zur Verfügung stellen, die der Steuerberater benötigt. „Zusammengefasst: charly macht mir das Praxisleben leicht und ich kann mich auf den Patienten konzentrieren“, resümiert Dr. Terpelle.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Qualität auf höchstem Niveau sichern auch ein Qualitätsmanagement-Handbuch und mitgeltende Unterlagen, die in der Software individuell angepasst und leicht integriert wurden. Dass die Abläufe stimmen, merkt Dr. Terpelle nicht nur im täglichen Arbeitsalltag. Von Amts wegen prüften Experten der Bezirksregierung Münster die Standards in der Praxis und bestätigten Dr. Terpelle im Rahmen der Praxisbegehung bereits ein halbes Jahr nach Eröffnung einen einwandfreien Zustand. Auf einen „offiziellen Zertifizierungsstempel“, verzichtet Dr. Terpelle bewusst – aus Zeit- und Kostengründen, die mit dem hohen bürokratischen Aufwand einhergehen. Dennoch ist sein Ziel für die Zukunft, „immer ein bisschen besser zu werden und die Patientenzufriedenheit weiter zu steigern“. Professionelles Praxismanagement gepaart mit fachlicher Kompetenz sorgen dabei für die gewünschte Qualität – mit Sicherheit.

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