So gelingt ein Softwarewechsel - Teil 3

Ein frisch renovierter Eingangsbereich empfängt die Besucher der Gemeinschaftspraxis von Dr. Rolf Saatjohann und Dr. Claudia Greive im nordrhein-westfälischen Horstmar. Große Aktenschränke aus Holz, in denen früher Karteikarten aufbewahrt wurden, sind 2014 einem vergrößerten Verwaltungsbereich und einem modernen Empfangstresen gewichen.„Die Umgestaltung, die bei beiden Patienten sehr gut ankommt, war letztlich eine Folge unserer Software-Umstellung“, berichtet Dr. Saatjohann,der hier seit 30 Jahren entlang des gesamten zahnmedizinischen Spektrumspraktiziert. Denn die Entscheidung für ein neues Praxismanagementsystem, das an mehreren Arbeitsplätzen in der Praxis für digitale, softwaregestützte Prozesse und reibungslose Abläufe sorgt, bedeutete gleichzeitig die Abkehr von der klassischen Karteikarte. Die direkte Eingabe von Befunden und Leistungen am Behandlungsplatz, so das Ziel, sollte die handschriftlichen Einträge der Praxismitarbeiterinnen und die anschließende Übertragung in die bisher an einem Arbeitsplatz genutzte Software ersetzen und so einen Zeit- und Effizienzgewinn in der täglichen Arbeit realisieren.

Erweiterung der bisherigen oder Einführung einer neuen Software?

Um die Frage zu beantworten, ob das bisherige, modulare System erweitert oder ein gänzlich neues eingeführt werden sollte, verglich Dr. Saatjohann Angebote sowie die Programme im Detail. Nach eingehender Prüfung entschloss er sich schließlich für einen kompletten Neustart mit neuer Software und vertraute der Empfehlung eines geschätzten Kollegen für charly (solutio GmbH). Vor allem die übersichtliche Benutzeroberfläche gefiel dem Praxisinhaber: „Mit wenigen Klicks kann man in charly viele Informationen zum Patienten und dessen Termine einsehen“, freut sich Dr. Saatjohann, der außerdem die Komplexe mit den individuell eingestellten Begleitleistungen schätzt.

Wie letztlich bei jeder Neuerung, die in den Praxisalltag Einzug erhalten soll, war eine gewisse Skepsis beim Praxisteam gegenüber der geplanten Veränderung vorhanden – auch, weil die Umstellung von der Karteikarte auf ein digitales Praxismanagementsystem eine vergleichsweise grundlegende darstellte. Je PC-affiner, desto schneller gelang den Mitarbeiterinnen jedoch der Umstieg. Dabei half auch die enge Begleitung des Softwarewechsels durch die solutio GmbH: Neben einer Programmschulung für das komplette Team standen vertiefende Kurse für die Abrechnungshelferinnen auf der Agenda. Praxisbesuche vor, während und nach der Umstellung gehörten ebenso dazu, wie das Anlegen der Stammdaten und der praxisindividuellen Komplexe. Ein örtlicher EDV-Spezialist betreute währenddessen die technischen Aspekte der Umstellung. Nachdem die einzelnen Schritte gut vorbereitet waren, erfolgte zum 1. April 2010 schließlich der Umstieg – ein bewusst gewählter Zeitpunkt, der die ruhigeren Sommermonate für einen sanften Übergang nutzte.

Um einen Arbeitsausfall und Kosten zu vermeiden, entschied sich Dr. Rolf Saatjohann für einen Softwarewechsel ohne Datenbankübernahme. Patienten wurden bei ihrem jeweils ersten Besuch nach der Umstellung in das neue, digitale System aufgenommen, indem ihre Daten über die Krankenversichertenkarte eingelesen wurden. Befunde und spezielle Anamnesedaten erfasste das Praxisteam ebenfalls neu. So füllte sich charly sukzessive mit den patientenbezogenen Daten. Die Umstellung auf charly hat Dr. Saatjohann „nie bereut“. Während das alte System nur zur Abrechnung genutzt wurde, nimmt der Praxisinhaber heute die Leistungseingaben entweder selbst vor oder kann sie guten Gewissens delegieren und kontrollieren. Im persönlichen Beratungsgespräch lassen sich Patiententermine leicht, schnell und in jedem Zimmer vergeben. Mit der Umstellung auf digitales Röntgen sind die aufgenommenen Bilder ebenfalls sofort im Behandlungszimmer verfügbar.

„Eine Softwareumstellung bedeutet einen gewissen Aufwand“, bilanziert Dr. Saatjohann. Doch dieser lohne sich mit Blick auf die dadurch erzielten Optimierungen der Abläufe und Erleichterungen im Praxisalltag. Als die Praxis vor Kurzem aufgrund eines Hardwarefehlers notgedrungen auf das alte System zurückgreifen musste, waren sich alle einig: Auf charly möchte hier niemand mehr verzichten. Genauso wenig können sich die Patienten das Ärzteangebot der 6.000-Seelen-Gemeinde Horstmar ohne die Gemeinschaftspraxis von Dr. Rolf Saatjohann und Dr. Claudia Greive vorstellen. Ganze Familiengenerationen zählen zum Patientenstamm. Die regelmäßige und gründliche Vorsorge wird seit jeher großgeschrieben, Prophylaxesitzungen aus diesem Grund durchgehend von Montag bis Freitag angeboten, oft auch in doppelter Besetzung. Mit dem Einstieg von Tochter Jana Saatjohann zum 1. November 2014 gewinnt die Gemeinschaftspraxis nicht nur eine zusätzliche Behandlerin, sondern setzt mit der Endodontologie auch einen weiteren Schwerpunkt – und erhält so die Chance, neue Patienten hinzuzugewinnen und weiter auf Erfolgskurs zu bleiben.