Die sichere elektronische Kommunikation gehört seit mehreren Jahren zum festen Bestandteil der Digitalisierung im Gesundheitswesen. Mit der Kommunikation im Medizinwesen (KIM) steht Zahnarztpraxen ein standardisierter Dienst innerhalb der Telematikinfrastruktur zur Verfügung, der den verschlüsselten Austausch medizinischer Dokumente ermöglicht.
In der praktischen Anwendung zeigte sich jedoch schnell: Die technische Grundlage allein reicht nicht aus. Entscheidend ist, wie gut sich KIM in die Abläufe einer Zahnarztpraxis integrieren lässt und genau hier lagen in der Vergangenheit die größten Herausforderungen.
Mit der charly-Version 9.40.1, die Ende März ausgeliefert wird, wurde dieser Ansatz in charly-Web grundlegend neu entwickelt und konzeptionell neu ausgerichtet. Ziel war es, sichere Kommunikation nicht nur bereitzustellen, sondern sie in den Praxisalltag zu integrieren.
KIM neu gedacht – auf Basis von Feedback aus der Praxis
Die Weiterentwicklung von KIM in charly ist das Ergebnis intensiver Rückmeldungen aus der Praxis. Anwender haben sehr klar formuliert, wo die bisherigen Lösungen an ihre Grenzen stoßen: in der Bedienbarkeit, in der Integration in bestehende Abläufe und in der fehlenden Durchgängigkeit der Prozesse.
Diese Rückmeldungen wurden nicht nur aufgenommen, sondern konsequent umgesetzt. In der Version 9.40.1 wurde KIM in charly nicht nur überarbeitet, sondern in wesentlichen Teilen neu entwickelt. Dabei geht es nicht um einzelne Funktionen, sondern um einen grundsätzlichen Perspektivwechsel: weg von einem technischen Kommunikationsmodul hin zu einem integralen Bestandteil des Praxisalltags.
KIM folgt den realen Abläufen in der Praxis
Ein zentraler Bestandteil der Neuentwicklung ist die gezielte Ausrichtung an den tatsächlichen Arbeitsabläufen in Zahnarztpraxen. In charly wird bewusst mit unterschiedlichen Perspektiven gearbeitet, die typische Aufgabenbereiche innerhalb der Praxis abbilden, etwa die Administration oder die tägliche Arbeit im Praxisbetrieb. Dieses Prinzip wurde auch auf die KIM-Funktionalität übertragen.
Die Konfiguration der KIM-Konten ist in der Perspektive Administration verortet. Hier werden grundlegende Einstellungen vorgenommen, Konten verwaltet und Kontogäste definiert. Diese Aufgaben sind typischerweise administrativen Verantwortlichkeiten zugeordnet. Die eigentliche Kommunikation hingegen findet in der Perspektive Praxis statt. Dort werden KIM-Nachrichten empfangen, gelesen, verarbeitet und in die weiteren Abläufe integriert.
Diese klare Trennung folgt nicht einer technischen Logik, sondern den realen Prozessen in der Praxis. Sie sorgt dafür, dass jeder Anwender genau dort arbeitet, wo es für seine Aufgabe sinnvoll ist, ohne unnötige Komplexität oder Kontextwechsel. KIM wird damit nicht nur funktional integriert, sondern strukturell in die Arbeitsweise der Praxis eingebettet und folgt damit systematisch den realen Abläufen und Verantwortlichkeiten in der Praxis.
Von „KIM4charly“ zu „KIM“
Mit der Weiterentwicklung wurde auch die Benennung bewusst angepasst. Aus „KIM4charly“ wird schlicht „KIM“. Dieser Schritt ist kein Detail, sondern Ausdruck eines klaren Anspruchs: KIM soll nicht als zusätzliche, separate Funktion wahrgenommen werden, sondern als selbstverständlicher Bestandteil der Praxissoftware. Die Kommunikation rückt damit näher an die tatsächlichen Arbeitsabläufe der Praxis heran und wird als das verstanden, was sie ist: ein zentraler Bestandteil des täglichen Arbeitens.
Verbesserte Usability und klare Struktur
Ein wesentlicher Schwerpunkt der Neuentwicklung liegt auf der Benutzerfreundlichkeit. Dabei wurden bestehende Funktionen nicht nur übernommen, sondern gezielt weiterentwickelt und neu strukturiert.
Die Verwaltung von KIM-Konten erfolgt weiterhin innerhalb der Praxissoftware, wurde jedoch deutlich übersichtlicher gestaltet. Alle angelegten Konten sind nun in einer zentralen Übersicht mit den relevanten Informationen dargestellt. Dies erleichtert die Orientierung und reduziert den Aufwand bei der Verwaltung spürbar.
Ein weiterer zentraler Fortschritt besteht in der klaren Trennung zwischen Konto-Konfiguration und Kontogastverwaltung. Während die grundlegenden Einstellungen eines KIM-Kontos weiterhin in der Konto-Konfiguration vorgenommen werden, ist die Kontogastverwaltung nun klar davon getrennt und über einem separatem Bereich innerhalb der KIM-Konten erreichbar.
Diese Trennung folgt der Logik der Praxisabläufe und sorgt dafür, dass administrative Aufgaben klar voneinander abgegrenzt sind. Die Verwaltung von Kontogästen wird dadurch einfacher, transparenter und weniger fehleranfällig.
Insgesamt führt diese strukturierte Weiterentwicklung dazu, dass bestehende Funktionen nicht nur erhalten bleiben, sondern im Alltag deutlich effizienter genutzt werden können.
KIM-Nachrichten im Praxisalltag
Im Praxisalltag steht nicht die Konfiguration, sondern die tägliche Arbeit mit eingehenden und ausgehenden Nachrichten im Mittelpunkt. Aus diesem Grund sind die KIM-Nachrichten in charly bewusst in der Perspektive Praxis verortet, also genau dort, wo auch die übrigen Abläufe der täglichen Arbeit stattfinden.
Nachrichten können direkt eingesehen, geprüft und weiterverarbeitet werden. Dokumente stehen unmittelbar zur Verfügung und lassen sich ohne zusätzliche Zwischenschritte in die weiteren Praxisprozesse einbinden. Durch diese Integration wird Kommunikation aus der isolierten Betrachtung herausgelöst und in den tatsächlichen Arbeitskontext der Praxis eingebettet. Anwender arbeiten dort mit KIM, wo sie es benötigen, im direkten Zusammenhang mit Patienten, Behandlungen und organisatorischen Abläufen.
KIM wird damit vom reinen Kommunikationskanal zu einem Werkzeug, das aktiv in den Praxisalltag integriert ist und die tägliche Arbeit unterstützt.
Kontinuierliche Weiterentwicklung
Mit der Version 9.40.1 ist die Weiterentwicklung von KIM bewusst nicht abgeschlossen. Vielmehr markiert sie den Startpunkt für eine konsequente Weiterentwicklung, die sich an den Anforderungen und Rückmeldungen aus der Praxis orientiert.
Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der weiteren Integration von Kommunikation in die bestehenden Praxisprozesse. So wird beispielsweise die Zuordnung von KIM-Nachrichten zu Patienten gezielt ausgebaut. Perspektivisch können eingehende Dokumente direkt mit der Patientenakte verknüpft und im Behandlungsblatt dokumentiert werden.
Darüber hinaus wird es möglich sein, aus KIM-Nachrichten unmittelbar Aufgaben abzuleiten und Kommunikation direkt in konkrete Arbeitsaufgaben zu überführen. Kommunikation entwickelt sich damit vom reinen Informationskanal zu einem aktiven Bestandteil der Praxisorganisation.
Ergänzend dazu werden Funktionen wie erweiterte Suchmöglichkeiten, die Anlage von Favoriten für häufig genutzte KIM-Adressen, um wiederkehrende Kommunikationspartner schneller zu erreichen, sowie Vorlagen für wiederkehrende Kommunikationsprozesse die tägliche Arbeit weiter vereinfachen.
Auch die Verzahnung mit bestehenden Kommunikationskanälen wird perspektivisch weiter ausgebaut. Dazu gehört insbesondere die Zusammenführung von KIM und klassischer E-Mail-Kommunikation innerhalb von charly, sodass beide Kommunikationswege künftig an einer zentralen Stelle bearbeitet werden können.
Unser Ziel ist es, KIM zu einem Werkzeug zu entwickeln, das sich nahtlos in die Praxisabläufe einfügt, die tägliche Arbeit spürbar erleichtert und sich kontinuierlich entlang der Anforderungen und Rückmeldungen der Anwender weiterentwickelt.
