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FAQ

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Abrechnung

Wo starte ich den Prüflauf für die Quartalsabrechnung?

Klicken Sie im Karteireiter "Patient" unter "Rechnung" "Bema" im Unterkarteireiter "Kons/Chir" auf die Schaltfläche "Quartalsabrechnung erstellen". Bestätigen Sie die Abfrage "Möchte sie einen Probelauf der Abrechnung durchführen" mit "Ja". Es werden alle Patientendaten vom BEMA-Modul geprüft. Sie erhalten nach Abschluss der Prüfung ggf. ein separates Fenster mit verschiedenen Hinweismeldungen. Wählen Sie die Option "Bemängelte Patienten übernehmen und korrigieren", dann verkürzt sich die Patientenliste auf jene Patienten, welche beim Prüflauf mit Fehlern erkannt wurden. Nun können Sie die einzelnen Patienten aufrufen und die fehlerhaften Daten korrigieren. Wenn keine Hinweismeldungen erscheinen, sind alle Patientendaten korrekt und es wird eine rote Abrechnungszeile angezeigt. Diese rot dargestellte Probeabrechnung markieren Sie bitte und klicken oben rechts auf die Schlatfläche "stornieren", damit Sie die tatsächliche Quartalsabrechnung zu gegebener Zeit für die KZV erstellen können.

Wie kann ich eine bei der Quartalsabrechnung bereits an die KZV übermittelte Rechnung, wenn diese abgewiesen wurde, korrigieren und erneut einreichen?

Klicken Sie im Karteireiter »Rechnung« auf den Radiobutton »BEMA«, wählen Sie anschließend im Untermenü »Kons/Chir« aus. Sie erhalten eine Liste mit den Quartalsabrechnungen. Markieren Sie die gewünschte Quartalsabrechnung per Mausklick. Klicken Sie jetzt bei gedrückter »Strg«-Taste (»CMD«-Taste) auf die Schaltfläche »Stornieren«. In dem sich öffnenden Fenster »Stornieren eines Falles« wählen Sie den Patienten, dessen Rechnung Sie stornieren möchten, aus der Liste aus und klicken auf »Stornieren«. Die Liste lässt sich per Klick auf »Patient« in dem geöffneten Fenster sortieren. Nachdem die BEMA-Leistungen (Kons/Chir) des Patienten jetzt im Behandlungsblatt wieder als nicht abgerechnet zur Verfügung stehen, können Sie diese entsprechend korrigieren und erneut zur Abrechnung an die KZV bringen.

Wie kann ich Begründungen und Informationen für die KZV hinterlegen?

So können Sie patientenbezogene Begründungen oder Informationen, die bei der Quartalsabrechnung KCH an die KZV übergeben werden sollen, eintragen: Klicken Sie im Karteireiter »Patient«, im Bereich »Rechnung« auf die Schaltfläche »KZV intern...«. In dem sich öffnenden Fenster erhalten Sie ein Textfeld unter »KZV Intern KCH (Übergabe BEMA-KCH-Quartalsabrechnung)«. Hier können Sie den gewünschten Text eintragen.
Patientenbezogene Begründungen oder Informationen, die bei der Quartalsabrechnung KFO an die KZV übergeben werden sollen, tragen Sie wie folgt ein: Klicken Sie im Karteireiter »Patient«, im Bereich »Rechnung« auf die Schaltfläche »KZV intern...«. In dem sich öffnenden Fenster tragen Sie den Begründungstext unter »KZV Intern KFO (Übergabe BEMA-KFO-Quartalsabrechnung)« ein. 
So hinterlegen Sie leistungsbezogene Begründungen und Informationen an die KZV: Klicken Sie im Karteireiter »Beh.blatt« auf die Leistung, bei der Sie eine Begründung eingeben möchten. In der Zeile unterhalb der Behandlungseinträge erhalten Sie den Button »Begr«. Klicken Sie auf »Begr« und geben Sie anschließend den Text in das Feld (indem der Cursor angezeigt wird) ein. So geben Sie Begründungen oder Informationen zum HKP Kasse ZE, PA, KFO und Kieferbruch ein: Klicken Sie im Karteireiter »HKP« auf den Button »Status«. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie unter »KZV Intern« den gewünschten Text eingeben können.

Allgemein

Wo kann man das Bundeskassenverzeichnis (BKV) in CHARLY einspielen?

Zum Einspielen des BKV gehen Sie bitte in die »Stammdaten« unter »Sonstiges« »Dateioperationen« »Kassenverzeichnis« und klicken Sie hier auf »Von anderem Ort einlesen…«. Wählen Sie anschließend aus der Dateistruktur die entsprechende Datei und klicken Sie auf »Öffnen«, um das BKV einzuspielen.

Wie deaktiviere ich die »Heute-Quick-Info«, die in CHARLY links unten eingeblendet ist?

Unter »Stammdaten« im Karteireiter »Sonstiges« wählen Sie »Einstellungen« »Patient 2« aus. Setzen Sie den Haken bei »Heute-Quick-Info deaktivieren«, wird die Anzeige ausgeblendet. Die Anzeige blenden Sie wieder ein, indem Sie den Haken per Klick auf das Feld entfernen.

Wo kann ich sehen, welche Update-Versionen in CHARLY eingelesen wurden?

Wählen Sie bitte in den »Stammdaten« den Karteireiter »Sonstiges« aus. Klicken Sie auf den Radiobutton »Dateioperationen« und anschließend auf den Unterkarteireiter »Datensicherung«. Rechts in der »Liste der Datensicherungen« ist dokumentiert, wann welches Update eingelesen wurde.

Warum erhalte ich seit dem CHARLY-Update 8.20, beim Start von CHARLY, eine sehr lange Fehlermeldung?

Diese Fehlermeldung erhalten Sie nur dann, wenn Sie mit einer 64-Bit-Version von Windows arbeiten und Java in einer 32-Bit-Version installiert haben. Bitte installieren Sie die 64-Bit-Version von Java. Diese erhalten Sie unter folgendem Link zum Download: www.java.com/de/download/manual.jsp

Welche Netzwerk-Ports in der Firewall muss ich für den Betrieb des CHARLY-Updaters freischalten?

Folgende Netzwerk-Ports müssen Sie für den CHARLY-Updater freischalten:

Port 80: Wird zum Download der Daten verwendet. Dieser Port ist normalerweise geöffnet, da dieser von Ihrem Internetbrowser genutzt wird.

Port 443: Ist erforderlich zur verschlüsselten Übertragung (auch https Port genannt). Dieser Port ist normalerweise geöffnet, da dieser von Ihrem Internetbrowser genutzt wird.

Wie kann ich die 100-Fall-Zahlen der KZV hinterlegen und somit meine 100-Fall-Statistik im Bereich MIS auswerten?

Unter "Stammdaten", "Leistung" klicken Sie auf den Radiobutton "BEMA". Wählen Sie die gewünschte Leistung aus der "BEMA-Liste" aus. Unter "BEMA-Daten" finden Sie die Eingabefelder "Primär", "Ersatz" und "Sonstige" unter dem Bereich "100 Fall". In diese Felder können Sie die Zahlen, die Sie von Ihrer KZV erhalten haben, eingeben. Haben Sie bei einer Leistung nur einen Wert erhalten, gilt dieser für alle drei Bereichen, tragen Sie die Zahl in allen drei Feldern ein. Sichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf "OK".

Was bedeutet die Fehlermeldung »An error has occured.«

Sie erhalten beim Beenden von CHARLY folgende Meldung:

»An error has occured.«

Die Meldung erscheint nur, wenn CHARLY beendet wird, bevor alle CHARLY-Dienste komplett geladen wurden. Sie können diese Meldung mit "OK" bestätigen und ignorieren. Sollte dieser Hinweis jedoch vermehrt auftreten, wenden Sie sich bitte an unsere technische Hotline.

Wie kann ich den Tagesumsatz aller Patienten bzw. einzelner Patienten auf einen Blick sehen?

Klicken Sie im Karteireiter »Patient« auf das Umsatzsymbol (gelbe Schaltfläche mit dem roten Pfeil, direkt rechts unter »Patienten Heute«). In dem sich öffnenden Fenster erhalten Sie den Tagesumsatz sowie eine Übersicht der Patienten des Tages, mit den jeweiligen Honorarumsätzen, den Behandlungszeiten und den Umsätzen pro Stunde. Über das Dropdownmenü »Behandler« wählen Sie aus, für welchen Behandler Sie den Tagesumsatz ermitteln möchten.
Im Karteireiter »Beh.blatt« finden Sie ebenfalls den Button für die Umsatzanzeige (rechts unter dem grafischen Befund). Hier erhalten Sie den Umsatz des ausgewählten Patienten. In der Übersicht sind die Behandlungszeiträume, die entsprechenden  Honorarumsätze, die Behandlungszeiten und die Umsätze pro Stunde aufgelistet. Über das Dropdownmenü »Behandler« wählen Sie aus, für welchen Behandler Sie den Umsatz angezeigt bekommen möchten.

Woran erkenne ich welche Java-Version installiert ist und welche Version ich brauche?

Die installierte Java-Version finden Sie beim Windows-Betriebssystem unter "Start" "Systemsteuerung" "Programme" und "Funktionen". Die Einträge lauten z. B.: "Java 8 Update 51 (64-bit)", das bedeutet, Sie haben eine 64-Bit Version installiert. Lautet der Eintrag: "Java 8 Update 51" ohne eine weitere Angabe, haben Sie eine 32-Bit-Version installiert. Sie müssen die Java-Version entsprechend zu Ihrem Betriebssystem installieren. Den Systemtyp Ihres Betriebssystems finden Sie unter "Start" "Systemsteuerung" "System". Die Angaben stehen bei "Systemtyp", z. B. "64 Bit-Betriebssystem". Haben Sie keinen Eintrag oder als Angabe 32-Bit-System, handelt es sich bei Ihrem Betriebssystem um eine 32-Bit-Version. Installieren Sie die Java-Version entsprechend zu Ihrem Betriebssystem. Den Download der Versionen finden Sie unter: www.java.com . Unter "Kostenloser Java-Download" wählen Sie "Siehe alle Java Downloads" aus. Laden Sie jetzt das entsprechende Windows Offline Paket 32- oder 64-Bit herunter und installieren es auf Ihrem PC. Die für CHARLY aktuell gültige Version finden Sie in den Mindestvoraussetzungen unter www.solutio.de

Wie kann ich das Zahnschema in ein externes Dokument einfügen?

Das Zahnschema können Sie aus allen Bereichen (Befund, Planung, HKP, Behandlungsblatt) kopieren und in andere Dokumente z. B. Worddokumente oder direkt in eine E-Mail einfügen. Klicken Sie hierfür auf den Button "TIFF" rechts neben dem jeweiligen Zahnschema und setzen Sie anschließend den Cursor an die Stelle des Dokuments, an der Sie das Zahnschema einfügen möchten. Über die rechte Maustaste und "Einfügen" kopieren Sie das Bild an die gewünschte Stelle.

Behandlungsblatt

Wie erstellt man eine BEMA-Quittung ?

Um eine BEMA-Quittung zu erstellen, rufen Sie zunächst den Patienten in CHARLY auf und klicken anschließend rechts oben, neben dem Karteireiter »Ablage«, auf »Q«. Nun öffnet sich ein Fenster. Hier geben Sie den gewünschten Zeitraum ein und klicken auf »Drucken«, um die Patientenquittung auszudrucken.

Was bedeutet im Karteireiter »Behandlungsblatt« das »R« neben dem Zahnbefund (links neben dem Zahnschema)?

Per Klick auf das »R« (neben dem Zahnschema) im Karteireiter »Behandlungsblatt«, erhalten Sie im Zahnschema die Information bei welchen Zähnen ein Röntgenbild vorliegt. Bei allen Zähnen, bei denen ein Röntgenbild vorliegt wird ein »R« eingeblendet. Klicken Sie erneut auf das »R«, blenden Sie diese Information wieder aus.
In den »Stammdaten« »Sonstiges« »Einstellungen« »Grundeinstellungen« »Befund« können Sie einstellen, woher CHARLY die Informationen bezieht: »Röntgenbilder (R) aus dem Röntgenbuch ermitteln« oder »Intraoral- (V) und Röntgenbilder (R) über das Röntgenprogramm ermitteln«.

Warum kann die Leistung weder im Behandlungsblatt noch im HKP eingegeben werden?

Erscheint im Karteireiter »Behandlungsblatt«  oder »HKP« nur die Hauptzeile (lilafarben) und eine Leistungseingabe ist nicht möglich, klicken Sie auf das Brückensymbol auf der linken Seite oberhalb der Leistungszuordnung bzw. der Schaltfläche »BEMA«. Das Symbol wird mit einem roten Kreuz versehen und somit deaktiviert. Jetzt können Sie die Leistungen eingeben.
Durch das Deaktivieren des Feldes wird die »Eingabeprüfung« ausgeschaltet. Die »Eingabeprüfung« ist in den »Stammdaten«, »Leistungen« für die Leistungen unter »GOZ2012« und »BEMA« hinterlegt. Zum Beispiel können Sie hier bei Leistungen festlegen ob diese nur bei vorhandenen Zähnen oder nur bei fehlenden Zähnen eingegeben werden können.
Analog hierzu funktioniert die Zahnbereichsregel. Das Symbol hierfür zeigt zwei Zähne an und ist im Karteireiter »Behandlungsblatt« und »HKP« rechts neben dem Brückensymbol.

Wie kann ich im Behandlungsblatt die Begründung bei einer Leistung individualisieren?

Markieren Sie im »Behandlungsblatt« die Leistung, zu der Sie die Begründung eintragen möchten. Unterhalb der Behandlungseinträge erhalten Sie ein Popup-Menü mit verschiedenen Begründungen. Wählen Sie die Begründung aus, die Sie individualisieren möchten. Markieren Sie jetzt die Zeile mit der Begründung und klicken bei gedrückter »Strg-Taste« (»CMD«-Taste) auf die Schaltfläche »Text« (unterhalb der Behandlungseinträge). In dem Textfeld, neben der Schaltfläche »Text«, wird nun der gesamte Text der Begründung angezeigt. In diesem Feld können Sie jetzt Ihre Änderungen vornehmen. Mit »OK« bestätigen Sie die Eingabe.

Wie kann ich prüfen ob eine GOZ-Leistung richtig angelegt ist, wenn der Betrag der Leistung im Behandlungsblatt nicht korrekt ist?

Wählen Sie unter "Stammdaten", im Karteireiter "Leistungen" den Radiobutton "GOZ 2012" aus. Markieren Sie die entsprechende Leistung aus der "GOZ-Liste". Prüfen Sie jetzt unter "GOZ-Daten" die Punktzahl der Leistung und korrigieren Sie diese gegebenenfalls. Prüfen Sie außerdem ob in dem Feld "Art" richtigerweise "GOZ" eingestellt ist.

Wie kann ich im Behandlungsblatt die Beträge, die den Leistungen zugeordnet sind, ausblenden?

Klicken Sie im "Behandlungsblatt" auf die blaue Raute (rechts in der Zeile oberhalb der Behandlungseinträge). In dem sich öffnenden Fenster "Anzeige Liste" können Sie Bereiche ein- und ausblenden. Setzen Sie einen Haken bei "keine Beträge" und bestätigen Sie mit "OK". Jetzt erhalten Sie die Einträge im Behandlungsblatt ohne Beträge. Diese Einstellung kann pro Benutzer separat eingestellt werden.

Wie rufe ich im Behandlungsblatt die Historie eines Zahnes auf?

Um sich die Historie eines Zahnes anzeigen zu lassen, haben Sie zwei verschiedene Möglichkeiten.

1. Wählen Sie im Zahnschema unter dem Karteireiter "Beh.blatt" den gewünschten Zahn per Mausklick aus. Klicken Sie auf den Button mit der Suchlupe (am linken Rand des Zahnschemas, neben Zahn 48). Im Behandlungsblatt erhalten Sie jetzt ausschließlich die Einträge zum ausgewählten Zahn. Um die gesamten Einträge im Behandlungsblatt wieder anzuzeigen, klicken Sie auf den Button "C" und anschließend wieder auf die Suchlupe.

2. Eine weitere Möglichkeit haben Sie über die die Suchfunktion oberhalb der Patientenliste bzw. der Leistungsauswahl im Behandlungsblatt. Klicken Sie auf die Suchlupe, öffnet sich das Fenster "Suche Behandlungsblatt". Im Textfeld "Suche alle Leistungen mit der Zahnauswahl" geben Sie den gewünschten Zahn ein und drücken die Entertaste. Um wieder alle Einträge im Behandlungsblatt anzeigen zu lassen, gehen Sie vor wie unter Punkt 1.

Was bedeutet der blaue Pfeil im Behandlungsballt unterhalb des Zahnschemas?

Mit dem blauen Pfeil (unterhalb des Zahnschemas), der nach oben zeigt, können Sie das Zahnschema ausblenden, wenn Sie sich z. B. mehr Leistungseinträge anzeigen lassen möchten. Um das Zahnschema wieder einzublenden, klicken Sie auf den blauen Pfeil, der nach unten zeigt (direkt unterhalb der Karteireiter). Diese Funktion finden Sie ebenso beim Zahnschema im Karteireiter »Planung« und »HKP«.

Wie kann ich in CHARLY das gesamte Behandlungsblatt ausdrucken?

Markieren Sie zunächst den Patienten, dessen Behandlungsblatt Sie ausdrucken möchten. Im Karteireiter »Beh_blatt« klicken Sie in der Menüleiste (oben links) auf »Daten« und »Drucken«. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie den gewünschten Drucker aus und bestätigen mit »Drucken«.

Briefe

Wie kann ich einstellen, dass einzelne Briefe oder Textvorlagen, die für Patienten erstellt werden, im Behandlungsblatt angezeigt werden?

Wählen Sie unter »Stammdaten«, »Sonstiges« den Radiobutton »Textvorlagen« aus. Unter Liste Dokumentvorgaben markieren Sie den gewünschten Brief oder die gewünschte Textvorlage. Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste in die Briefvorlage. Suchen Sie in der Liste »Variablennamen« den Eintrag »druck_dokumentieren«. Mit einem Doppelklick fügen Sie die Variable in den Brief ein, dabei ist es egal an welcher Stelle Sie die Variable einfügen. Die Variable erscheint nicht bei einem Ausdruck. Speichern Sie jetzt die Eingabe mit »OK«.

Datenschutz

Wie kann ich die Namen der Patienten aus der Patientenliste verbergen und so Datenschutz gewährleisten, wenn der Behandler das Zimmer verlässt?

Klicken Sie rechts oben neben dem Karteireiter »Ablage« auf das Symbol mit der Uhr und einem Schloss. Auf diese Weise werden alle Namen in der Patientenliste in der Form »XXXX« dargestellt. Kommt der Behandler wieder in das Behandlungszimmer, kann er durch den Klick auf das gleiche Symbol die Patientennamen wieder ersichtlich machen. (nur CHARLY M und XL)

Wie kann ich bei Patienten Informationen hinterlegen, wenn ich möchte, dass diese nicht sofort sichtbar sind?

Wählen Sie den gewünschten Patienten aus und klicken Sie auf den Button "i" (rechts neben dem Karteireiter "Ablage"). Es öffnet sich das Fenster "Info", in das Sie direkt den Text eingeben können. Schließen Sie das Fenster um den Text zu speichern und auszublenden. Die eingetragenen Informationen können Sie in jedem Reiter ansehen und ändern, indem Sie erneut auf das "i" klicken. Sind Informationen bei Patienten in diesem Feld hinterlegt, wird der Button "i" mit rötlichem Hintergrund angezeigt.

Datensicherung

Meldung „Im Netzwerk wird die Datensicherung bereits auf einem anderen Arbeitsplatz ausgeführt!“ erscheint, aber es läuft keine Datensicherung.

Dann ist vermutlich der Vorgang der Datensicherung unterbrochen worden. Sie können die Datensicherung entsperren, in dem Sie die STRG bzw. CMD-Taste für Mac gedrückt halten und auf „Datensicherung starten“ klicken. Danach Klicken Sie auf „Aufheben“ und die Datensicherung startet wieder.

Drucker

Was ist beim Thema Drucken in CHARLY zu beachten?

CHARLY benötigt echte gerätespezifische PostScript-Treiber, keine Universal-Treiber. Grundsätzlich gilt bei allen Druckern, dass die automatische Papiergrößenerkennung des Gerätes deaktiviert sein muss. Wir empfehlen grundsätzlich die von uns getesteten und freigegebenen Geräte, die Sie im Bereich Downloads oder in unserem Webshop finden.

Wie kann ich ein PDF in CHARLY erstellen?

Um ein PDF Dokument zu erzeugen, verwenden Sie bitte einen sogenannten PDF-Drucker. Sie können beispielsweise den Bullzip PDF Printer installieren und verwenden, der für bis zu 10 Benutzer kostenfrei ist. Diesen können Sie unter www.bullzip.com herunterladen. Dann wird Ihnen in CHARLY diese Software als Drucker angezeigt. Alles was Sie auf diesem »Drucker« drucken, wird als PDF Datei gespeichert.

eGK

Woran erkenne ich eine eGK?

Auf jeder elektronischen Versichertenkarte steht »Gesundheitskarte« (oben rechts).

Wie gehe ich vor, wenn ein Patient bereits manuell erfasst wurde und seine eGK nachreicht?

Klicken Sie auf das Symbol mit der Versichertenkarte (direkt unter den Namensfeldern des Patienten). In dem sich öffnenden Fenster finden Sie den Eintrag zur manuellen Erfassung. Öffnen Sie per Doppelklick den Eintrag und setzen Sie den Haken in dem Feld »ungültig«, wählen Sie »Ungültig markieren« und bestätigen Sie mit »OK«. Anschließend wählen Sie im Menü (links oben) »Daten« »Löschen«. Sie erhalten eine Warnmeldung, klicken Sie auf »Datumsabhängig«. Jetzt können Sie die eGK einlesen.

Wie gehe ich vor, wenn ein Patient seine elektronische Gesundheitskarte (eGK) vergessen hat?

Weisen Sie den Patienten darauf hin, dass er seine eGK zeitnahe in Ihre Praxis mitbringen soll, damit Sie diese einlesen können. Führen Sie auf keinen Fall ein Ersatzverfahren durch.

HKP

Wie kann ich bei einem Kassen-HKP ZE den Eigen- oder Fremdlaborbetrag für die Privatvereinbarungen eingeben?

Nachdem Sie den Kassen-HKP ZE erstellt haben, klicken Sie im Karteireiter »HKP« auf den Radio-Button »Leistungen«. Anschließend bei gedrückter »Strg«-Taste (»CMD«-Taste) auf die Schaltfläche »Labor« (unterhalb des Zahnschemas). In dem sich öffnenden Fenster können Sie jetzt entweder Schätzbeträge eingeben oder einen detaillierten Eigenlaborkostenvoranschlag erstellen.

Wie kann ich ändern, dass beim Erstellen eines HKPs zu jeder GOZ-Leistung eine Begründung erscheint, obwohl der Faktor 2,3 nicht überschritten wird?

In dem Karteireiter »Patient« gibt es im Eingabebereich »Rechnung« das Auswahlmenü »GOZ«. Ist »Standard« ausgewählt, werden Begründungen bereits ab dem Faktor 2,0 erstellt. Ändern Sie die Einstellung auf »Privat«. Anschließend werden bei den GOZ-Leistungen dieses Patienten die Begründungen erst ab dem Faktor 3,5 erstellt. Beachten Sie bitte, dass bei Patienten, die einen Standardtarif bei einer Privatversicherung haben, die Einstellung auf »Standard« bleiben muss. In diesen Fällen ist eine Begründung ab dem Faktor 2,0 gewünscht.

Wie kann ich eine GOZ-Leistung im Behandlungsblatt einem Kassen-HKP ZE zuordnen?

Eine GOZ-Leistung kann nur dann einem Kassen-HKP ZE zugeordnet werden, wenn bei dem entsprechenden HKP der Status auf »genehmigt« steht. Klicken Sie im Karteireiter »Beh.blatt« bei gedrückter »Strg«- und »Alt«-Taste (»CMD«- und »Alt«-Taste) auf die Hauptzeile der GOZ-Leistung. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie den gewünschten Kassen-HKP ZE aus und klicken anschließend auf »OK«. Bei der folgenden Meldung »Wie sollen die Leistungen für den ZE-Plan abgerechnet werden?«, können Sie zwischen »Kasse-ZE« oder »Privat-Vereinbarung« auswählen.

Wie kann ich die vorherige Vorlage für Fremdlaboraufträge wiederherstellen?

Mit dem Update 8.42 wurden neue Textvorlagen für Fremdlaboraufträgen implementiert. Die Vorlage "Fremdlaborauftrag_mit_Zahnschema" ist für einen Fremdlaborauftrag bei Zahnersatz, die Vorlage "Fremdlaborauftrag_ohne_Zahnschema" ist für einen Fremdlaborauftrag bei Kieferbruch. Möchten Sie Ihre ursprüngliche Vorlage wieder verwenden, wählen Sie unter "Stammdaten" "Sonstiges" "Textvorlagen" unter "Liste Dokumentvorgaben" in der Dropdownliste den Bereich "Kostenvoranschlag" aus. Klicken Sie auf die Vorlage "Fremdlaborauftrag" und kopieren Sie den Text aus der Vorlage. Fügen Sie anschließend den Text in die Vorlagen "Fremdlaborauftrag_mit_Zahnschema" und "Fremdlaborauftrag_ohne_Zahnschema" ein. Speichern Sie die Änderungen mit "OK". Erstellen Sie jetzt Ihre Kostenpläne, erhalten Sie die vorher verwendete Vorlage.

Wieso werden Kassen-ZE-HKP mit Direktabrechnung in der ZE-Abrechnung angezeigt?

Unter "Rechnung" "BEMA" "ZE" werden zunächst alle HKP-ZE Kasse (auch mit Direktabrechnung) angezeigt. In der "Liste aller durchgeführten HKP-ZE" werden Direktabrechnungen ebenfalls angezeigt. Erstellen Sie jedoch die Abrechnung, werden HKP-ZE mit Direktabrechnungen nicht an die KZV übermittelt. Bitte beachten Sie außerdem: Stornieren Sie eine ZE-Abrechnung mit Direktabrechnung, wird diese nach der Stornierung nicht mehr angezeigt.

Was bedeutet der blaue Pfeil im Behandlungsballt unterhalb des Zahnschemas?

Mit dem blauen Pfeil (unterhalb des Zahnschemas), der nach oben zeigt, können Sie das Zahnschema ausblenden, wenn Sie sich z. B. mehr Leistungseinträge anzeigen lassen möchten. Um das Zahnschema wieder einzublenden, klicken Sie auf den blauen Pfeil, der nach unten zeigt (direkt unterhalb der Karteireiter). Diese Funktion finden Sie ebenso beim Zahnschema im Karteireiter »Planung« und »HKP«.

Kassenbuch

Warum startet das Kassenbuch nicht?

Ist die richtige Java-Version installiert? Um das Kassenbuch zu nutzen ist mindestens die Java-Version 7 Update 67 erforderlich. Dabei ist zu berücksichtigen, welche Version Sie benötigen: 32-Bit- oder 64-Bit-Version. Dies hängt von Ihrem Betriebssystem ab.

Beim Starten des Kassenbuchs erhalte ich seit dem Update CHARLY 8.52 eine Fehlermeldung mit einem Hinweis zur Java-Version.

Beim Starten des Kassenbuchs erhalte ich seit dem Update CHARLY 8.52 eine Fehlermeldung mit einem Hinweis zur Java-Version.Um das Kassenbuch nutzen zu können benötigen Sie unter Windows die aktuelle Java-Version (JRE 8), passend zu Ihrem Betriebssystem in der 32bit- oder 64-bit-Version. Die aktuelle Java-Version erhalten Sie unter:

http://www.java.com/de/download/manual.jsp

Für Mac benötigen Sie die aktuelle Java-Version (JDK 8), diese erhalten Sie unter:

http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/index.html

 

 

Wie lösche ich eine Buchung im Kassenbuch?

Öffnen Sie das Kassenbuch über den Button "Kasse" (oben rechts). Klicken Sie auf den Karteireiter "Belege". Unter "Buchungen" (im unteren Bereich) erhalten Sie eine Liste Ihrer Buchungen. Über "Buchungsdatum" können Sie die Buchungen eines bestimmten Zeitraums filtern. Markieren Sie die zu löschende Buchung in der Liste und klicken Sie auf "Löschen". In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie den Grund Ihrer Löschung aus: "Stornierung", "Erfassungsfehler" oder "Doppelte Erfassung". Bestätigen Sie mit "Löschen" und anschließend mit "Ignorieren und Fortfahren". Die gelöschte Buchung wird nun in der Liste rot angezeigt und im "Buchungstext" mit dem Grund der Löschung gekennzeichnet.

MIS

Wie erstelle ich Tagesprotokolle über die Leistungen im Behandlungsblatt für alle Behandler?

Hierzu wählen Sie im Hauptbereich »MIS« den Karteireiter »Abfragen« und den Unterkarteireiter »Listen Hauptbehandler« aus und wählen im Popupmenü »Behandler« den entsprechenden Mitarbeiter aus. In dem Datumsfeld geben Sie den gewünschten Zeitraum ein, von dem Sie die Protokolle erstellen möchten. Danach aktivieren Sie die Suche, indem Sie auf die Lupe bei »Protokoll Behandlungsblatt« klicken. Sie erhalten das Protokoll bzw. die Tagesprotokolle in eine Übersichtsliste, die Sie über das Druckersymbol ausdrucken können. Die Protokolle können auch für einzelne Behandler erstellt werden. Wählen Sie hierzu im Popupmenü »Behandler« den entsprechenden Behandler aus und wiederholen die Suchabfrage.

Notiz

Ständig erhalten wir die Meldung „Sofort alle: Zwischenablage Termine gefüllt“. Was bedeutet das?

Dies bedeutet, dass Sie in Ihrem Terminbuch unter der Monatsansicht in der »Zwischenablage« (zu finden im letzten Unterkarteireiter) Termine abgelegt haben. Die Zwischenablage sollte nicht länger als 24 Stunden mit einem Termin gefüllt sein, da sie als kurzfristiges Hilfsmittel gedacht ist. Um diese Meldung zu vermeiden, empfiehlt es sich daher, die Zwischenablage zum Praxisschluss zu prüfen. Termine, die hier abgelegt sind, können Sie dann in den Reiter »Offene Termine« schieben. Somit sind diese patientenbezogen weiterhin abgelegt.

Wie kann ich bei wiederkehrenden Aufgaben eine »Notiz« bzw. eine »Wiederholende Erledigung« anlegen?

Unter »Stammdaten« »Sonstiges« im Unterkarteireiter »Wiederholende Erledigungen« können Sie neue Notizen anlegen. Klicken Sie zuerst mit der Maus auf »Leeren«. Geben Sie anschließend die neuen Daten ein und speichern Sie diese über »OK«. Möchten Sie einen bereits bestehenden Datensatz aus der »Liste der wiederholenden Erledigungen« ändern, wählen Sie diesen aus, ändern die Daten und speichern die Änderung mit »OK«. Mitarbeiter, für die »Wiederholende Erledigungen« angelegt wurden, erhalten diese über das Notizsystem in CHARLY.

Patient

Wie kann ich einen Patienten löschen?

Um einen Patienten aus CHARLY zu löschen, gehen Sie in den Karteireiter »Patient« und wählen in der Menüzeile unter »Daten« »Löschen« aus. In der folgenden Abfrage, ob Sie die datumsabhängigen Werte oder den gesamten Datensatz löschen wollen, klicken Sie auf »Gesamten Datensatz«, um sämtliche Daten des Patienten zu löschen.

Wie kann ich einen Patienten veralten, wenn dieser bereits abgerechnete Leistungen hat?

Dies stellen Sie im Karteireiter »Patient« im Bereich »Versicherter« ein, indem Sie den Haken bei »veraltet« setzen.

Wie finde ich heraus, bei welchen Patienten ich noch die Versichertenkarte einlesen muss?

Im Karteireiter »Patient« finden Sie in der linken Spalte verschiedene Suchoptionen. Bitte wählen Sie hier die erste Suchlupe aus. Die dritte Abfrage im Suchfenster ermöglicht Ihnen, herauszufinden, welche Patienten innerhalb eines Zeitraumes in Behandlung waren. Um all diejenigen zu finden, welche ohne KV-Karte erschienen sind, setzen Sie zusätzlich den Haken bei »ohne KV-Karte«. Tipp: In Kombination mit der vierten Abfrage »Suche alle Pat. ohne Lstg. aber mit KV-Karte« erzielen Sie schon vor Ihrer Quartalsabrechnung eine gute Vorbereitung und zeitnahes Optimieren.

Wie kann ich den Anamnesebogen ergänzen?

Weitere Fragen für den Anamnesebogen ergänzen Sie unter "Stammdaten", "Sonstiges", "Vorgaben Allg." im Unterkarteireiter "Anamnese-Fragen". Um neue Fragen anzulegen klicken Sie zuerst auf "Leeren", anschließend können Sie die neue Frage in das Textfeld eingeben. Setzen Sie den Haken bei "Fragen in den Ausdruck / iPad aufnehmen". Speichern Sie die Eingabe, indem Sie auf "Neu" klicken. Nach dem Neustart von CHARLY wird der geänderte Anamnesebogen angezeigt.

Wie entferne ich eine dauerhafte Patientennotiz?

Eine dauerhafte Patientennotiz wird Ihnen angezeigt, sobald Sie den entsprechenden Patienten auswählen. Zum Löschen dieser dauerhaften Patientennotiz klicken Sie bei gedrückter "Strg"-Taste ("CMD"-Taste) auf OK (im Fenster der Patientennotiz). Sie erhalten die Meldung "Wollen sie die dauerhafte Patientennotiz entfernen?". Bestätigen Sie mit "Entfernen". Die Notiz ist nun gelöscht.

Wie nehme ich Patienten mit Auslandsabkommen im Ersatzverfahren auf?

Für das Ersatzverfahren klicken Sie bei gedrückter »Strg«-Taste (»CMD«-Taste) auf die Schaltfläche »KV Karte«. In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie auf »Auslandsabkommen«. Wählen Sie bei »Erfassungsgrund« in der Dropdownliste »Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen« aus. Geben Sie anschließend die Kassennummer, über die Sie den Patienten abrechnen, ein. Im Feld »Versicherungsnummer« tragen Sie einen Bindestrich » - «  ein. Ergänzen Sie das Feld »Status« (1 = Mitglied; 3 = Familienmitglied; 5 = Rentner). Im Feld »Ergänzung« geben Sie »7« ein. Sie können das Feld »Gültig bis« leer lassen. Bei »Gültig ab« tragen Sie bitte das entsprechende Datum ein. Tragen Sie noch den »Wohnsitzländercode« mit dem offiziellen Länderkürzel ein und bestätigen Sie den Eintrag mit »OK«.

Wie kann ich die Liste »Patienten Heute« für einen anderen Tag anzeigen lassen?

Um die Liste »Patienten Heute« für einen anderen Tag anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Kalendersymbol (Button ganz links neben »Patienten Heute«).

In dem sich öffnenden Fenster »Datum Patienten-Heute-Liste« geben Sie das gewünschte Datum ein.
Über den Button »+« erhalten Sie das Datum des darauffolgenden Tages. Klicken Sie mehrmals auf das »+« Zeichen, springt das Datum immer einen Tag weiter. Per Klick auf den Button »-« springt das Datum immer auf den vorherigen Tag. Bestätigen Sie das Datum mit »OK«.
 
Möchten Sie wieder die Liste „Patienten Heute“ vom aktuellen Tag angezeigt haben, klicken Sie bitte erneut auf das Kalendersymbol (Button ganz links neben »Patienten Heute«). Es öffnet sich wieder das Fenster für die Datumseingabe. In dem geöffneten Fenster klicken Sie einfach auf das Kalendersymbol (rechts neben dem Button»+«). Damit erhalten Sie das Datum des aktuellen Tages. Bestätigen Sie wieder mit »OK«.

Wie erfasse ich einen Patienten der Bundeswehr nach dem Ersatzverfahren?

Klicken Sie im Karteireiter »Patient« bei gedrückter »Strg«-Taste (»CMD«-Taste) auf den Button »KVKarte« (oben rechts). Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster »Ersatzverfahren« den Radiobutton »KVK/Sonstige Kostenträger« aus. Als »Erfassungsgrund« geben Sie in der Dropdownliste »Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen« an. Setzen Sie den Haken bei »sonstige Kostenträger« und klicken Sie auf den Button »Kassenauswahl«. In dem sich öffnenden Fenster »Kostenträgerauswahl« wählen Sie unter »Kassenart« »BW« aus. Wählen Sie aus der Liste die dazugehörige Kasse aus. Bestätigen Sie mit »OK«. Geben Sie im Fenster »Ersatzverfahren« unter »Versichertennummer« »-« ein. Tragen Sie in den Feldern »Status« und »Ergänzung« jeweils »1« ein. Bei »Gültig ab« tragen Sie das Datum, ab wann der Versicherungsnachweis gültig ist, ein. Füllen Sie ebenfalls »Gültig bis« aus. Die Datumsangaben finden Sie auf dem Versicherungsnachweis des Patienten. Schließen Sie das Fenster mit »OK«. Sie erhalten einen Hinweis: »Wurde der Patient bereits früher in CHARLY aufgenommen und hat nun eine neue Versichertenkarte bekommen oder wurde ein Ersatzverfahren vorgenommen?«. Bestätigen Sie die Meldung mit »Ja«, sofern der Patient bereits in CHARLY aufgenommen wurde. Anschließend öffnet sich das Fenster »Patientendaten bearbeiten«, klicken Sie auf »Patientendaten sichern«.

Im Karteireiter »Patient« klicken Sie jetzt auf den Button »KZV intern…« (im Bereich »Rechnung«). Geben Sie in dem Fenster »KZV-Intern« unter »Personenkennung (BW)/Aktenzeichen Kostenträger« die Personenkennung ein. Diese finden Sie auf dem Versicherungsnachweis. Die Personenkennung besteht aus dem Geburtsdatum des Patienten, dem Namen des Patienten (in Großbuchstaben geschrieben) und weiteren 5 Zahlen (die Schreibweise ist ohne Leer- und Sonderzeichen).

Wie kann ich bei Patienten Informationen hinterlegen, wenn ich möchte, dass diese nicht sofort sichtbar sind?

Wählen Sie den gewünschten Patienten aus und klicken Sie auf den Button "i" (rechts neben dem Karteireiter "Ablage"). Es öffnet sich das Fenster "Info", in das Sie direkt den Text eingeben können. Schließen Sie das Fenster um den Text zu speichern und auszublenden. Die eingetragenen Informationen können Sie in jedem Reiter ansehen und ändern, indem Sie erneut auf das "i" klicken. Sind Informationen bei Patienten in diesem Feld hinterlegt, wird der Button "i" mit rötlichem Hintergrund angezeigt.

Wie kann ich abfragen, bei welchen Patienten im Wartezimmerstatus »Leistungseingaben kontrolliert« nicht eingetragen ist, bzw. der Haken dazu nicht gesetzt ist?

Wählen Sie im Karteireiter »Patient« die dritte Suchlupe oberhalb der Patientenliste aus. Bei der ersten Abfrage »Suche aller Patienten bei *) vom« geben Sie das gewünschte Datum des Abfragezeitraums ein. In der Dropdownliste wählen Sie die Option »nicht kontrolliert« aus, anschließend klicken Sie mit der Maus auf die Suchlupe rechts neben der Dropdownliste. Sie erhalten alle entsprechenden Patienten in der Patientenlist aufgelistet.

Wie füge ich das Zahnschema (z. B. den Befund) eines Patienten in einen Brief ein?

Gehen Sie in den Karteireiter mit dem gewünschten Zahnschema des ausgewählten Patienten, z. B. in den »Befund« oder »HKP«. Klicken Sie auf den Button »Briefe« (oben rechts) und öffnen Sie per Doppelklick die gewünschte Briefvorlage. In der sich öffnenden Briefvorlage klicken Sie mit der Maus an die Stelle, an der Sie das Zahnschema einfügen möchten, damit der Cursor an dieser Stelle steht. Wenn Sie jetzt auf den Button »Z« (= Zahnschema) klicken (rechts oben im Brief), wird das Zahnschema eingefügt.

Wie kann ich eine angelegte Anamnese löschen?

Klicken Sie im Karteireiter »Patient« auf die Dropdownliste mit Datum (neben »Anamnese«). Sie erhalten die Liste der gespeicherten Anamnesen mit dem entsprechenden Datum. Klicken Sie jetzt mir gedrückter »Alt«- oder »Strg«-Taste (»CMD«-Taste) auf das Datum der Anamnese, die Sie löschen möchten. Es öffnet sich ein Fenster mit der Meldung: »Soll die Anamnese vom … wirklich gelöscht werden?«. Bestätigen Sie mit »Löschen«, wenn Sie die Anamnese löschen möchten.

Planung

Bei der Durchführung von Behandlungsplanungen im Karteireiter »Planung« werden Termine vorgeschlagen, die wir nicht benötigen. Wo kann ich das ändern?

Zur Änderung gehen Sie in die »Stammdaten« unter »Komplexe POA« »Planung«. Wählen Sie hier aus der »Liste Behandlungsplanungen« die Planung aus, welche Sie anpassen wollen. Über den Bereich »Termine« auf der linken Seite können Sie über das Minus-Symbol (»-«) Termine entfernen oder über das Plus-Symbol (»+«) bei Bedarf neue Termine hinzufügen.

Rechnung

Wie storniere ich eine bereits getätigte Eingangszahlung?

Gehen Sie dazu im Karteireiter »Rechnung« auf »Rechnungen« und setzen Sie hier den Haken bei »bezahlte Rechnungen«. Markieren Sie die gewünschte Rechnung und klicken bei gedrückter »Strg«-Taste auf die Schaltfläche »Bezahlen«. Nun erscheint ein Fenster, hier klicken sie auf »Zahlung stornieren«.

Wie kann ich eine bereits an ein Rechenzentrum übermittelte Rechnung, wenn diese abgewiesen wurde, über die Praxis stellen?

Sie können die Rechnung wandeln. Klicken Sie hierzu im Karteireiter »Rechnungen« unter »Rechenzentrum« die Abrechnungsdatei an, unter der sich die zu ändernde Rechnung befindet. Per Doppelklick öffnen Sie die Datei. Sie erhalten eine Liste mit den Rechnungen. Markieren Sie anschließend die gewünschte Rechnung und klicken Sie auf die Schaltfläche »Stornieren«. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie »Rechnung wandeln«. Anschließend steht Ihnen die entsprechende Rechnung unter »offene Rechnungen« zur Verfügung.

Wie kann ich eine GOZ-Leistung, die auf Kulanz erfolgt ist, auf der Rechnung ohne Betrag ausweisen?

Markieren Sie im Karteireiter »Beh.blatt« die Hauptzeile (Eintrag in dem das Datum steht) und die entsprechende GOZ-Leistung. Im Feld »Anzahl« (unten), in dem der Cursor bereits steht, geben Sie »-« ein. Bestätigen Sie mit »Enter«. Die Anzahl und der Betrag werden aus dem Behandlungseintrag entfernt und damit nicht auf der Rechnung ausgewiesen.

Wie kann ich einstellen, dass bei den Rechnungen, die über ein Rechenzentrum abgerechnet werden, nicht „Rechenzentrum“ im Hintergrund auf dem Ausdruck steht?

In den »Stammdaten« im Karteireiter »Sonstiges« wählen Sie den Radiobutton »Einstellungen« aus, anschließend den Unterkarteireiter »Rechenzentrum«. Markieren Sie das gewünschte Rechenzentrum und klicken Sie auf den Unterkarteireiter »Rechnungsdruck«. Entfernen Sie jetzt den Haken bei »im Hintergrund „RECHENZENTRUM“ drucken«.

Wie erstelle ich bei einem Privatpatienten eine Rechnung mit BEMA-Leistungen für die Unfallkasse?

Im Karteireiter »Patient« stellen Sie bitte zuerst im Popup »Ber.« (Berechnung, unterhalb der Namensfelder) von »Privat« auf »Kasse« um. Im Bereich »Rechnung«, ebenfalls im Karteireiter »Patient«, wählen Sie bitte im Popup unter »an« »abw. Person«. Tragen Sie dort jetzt die Adresse der Unfallkasse ein. Gehen Sie in den Karteireiter »Beh.blatt« und entfernen Sie den Haken im Feld »Privat« (links unter »Leistungsauswahl«). Klicken Sie auf die Schaltfläche »BEMA«, nun können Sie die BEMA-Leistungen eingeben. Bitte beachten Sie, dass die Beträge zu den Leistungen erst nach der Rechnungsstellung im Behandlungsblatt eingetragen sind. Für die Rechnungserstellung wählen Sie den Karteireiter »Rechnung«, klicken auf den Radiobutton »BEMA« und anschließend auf den Unterkarteireiter »Rechnung«. Geben Sie im Feld »Punktwert« bitte den entsprechenden Punktwert der Unfallkasse ein und erstellen die Rechnung. Dabei können Sie wählen »Alle offenen Posten zu Rechnung« oder »Markierte offene Posten zu Rechnung«. Ändern Sie bitte abschließend (Karteireiter »Patient«) die Berechnung wieder auf »Privat« (Popup »Ber.« von »Kasse« auf »Privat«).

Wo erhalte ich eine Übersicht der bezahlten Rechnungen?

Im Karteireiter »Rechnung« klicken Sie bitte auf den Radiobutton »Rechnungen« und setzen den Haken bei »bezahlte Rechnungen«. Sie erhalten eine Liste mit den bezahlten Rechnungen. Rechnungen, bei denen eine Teilzahlung erfolgt ist, finden Sie in der Übersicht »offene Rechnungen«. Bei einem Doppelklick auf eine Rechnung aus der Liste, erhalten Sie mehr Informationen zu der jeweiligen Rechnungen in dem sich öffnenden Fenster (z. B. Zahlungsart).

Wie kann ich einstellen, dass ich bei der Erstellung von Rechnungen immer die Auswahlmöglichkeit erhalte eine Proberechnung oder eine Rechnung zu erstellen?

Wählen Sie im Hauptbereich »Stammdaten« den Karteireiter »Sonstiges« aus, klicken Sie auf den Radiobutton »Einstellungen« und auf den Unterkarteireiter »Rechnungen«. Hier nehmen Sie die Einstellungen für die Privatabrechnungen vor. Unter dem Feld Rechnungsserstellung, wählen Sie im Popupmenü »Proberechnung« »immer abfragen« aus.
Möchten Sie diese Funktion für den Bereich ZE-Abrechnungen aktivieren, nehmen Sie dieselben Einstellungen im Unterkarteireiter »ZE-Rechnungen (FZ)« vor.

 

 

Wie ändere ich die Rechnungsadresse einer bereits erstellten Rechnung?

Wählen Sie zuerst den gewünschten Patienten aus der "Patientenliste" aus und klicken auf den Karteireiter "Rechnung". Setzen Sie den Haken bei "alle Rechnungen". Sie erhalten eine Liste mit allen Rechnungen, die dem Patienten zugeordnet werden. Mit einem Doppelklick auf die zu ändernde Rechnung öffnet sich das Fenster "Rechnung bearbeiten". Ändern Sie dort die Rechnungsadresse und bestätigen Sie mit "OK". Drucken Sie jetzt die Rechnung erneut aus, oder erstellen Sie eine Mahnung, sind die eingegebenen Änderungen übernommen.

Wie erstelle ich eine Übersichtsliste mit den in Rechnung gestellten Beträgen und der ausgewiesenen Mehrwertsteuer für das Eigenlabor (für Steuerberater)?

Um eine Übersichtsliste zu erstellen, wählen Sie im Hauptbereich "MIS" den Karteireiter "Abfragen" und klicken auf den Unterkarteireiter "Listen Hauptbehandler Rg.". Geben Sie über die Datumsfelder (oben rechts) den gewünschten Zeitraum für die Abfrage ein. Setzen Sie jetzt einen Haken unter "Abfragen Zahlungseingänge Rechnungen" im Feld "zusätzl. Restbetrag Mwst.Eigenlabor". Anschließend klicken Sie auf die Suchlupe der Abfrage. Sie erhalten die gewünschte Liste, die Sie bei Bedarf über das Druckersymbol (unten rechts) ausdrucken können.

Stammdaten

Wenn ich in den »Stammdaten« eine Textvorlage anpasse, sieht diese optisch ansprechend aus. Sobald ich diese jedoch über »Briefe« drucke, ist mein Ausdruck verschoben. Woran liegt das?

In CHARLY arbeiten wir mit Tabulatoren, kurz Tabs genannt. Werden Tabs anstelle von Leerzeichen gesetzt, bleibt auch der Ausdruck ansprechend.

Tipp: Verzichten Sie auf das Verschieben eines Wortes über die Leertaste, um die Darstellung der Briefe zu optimieren. Wie Textvorlagen optimal verwaltet werden, zeigen wir außerdem in regelmäßigen, themenbezogenen Online-Schulungen.

Wie kann ich eine Textvorlage umbenennen?

Um einen Dateinamen von Textvorlagen in den Stammdaten zu ändern ist es erforderliche ein neues Dokument mit dem gewünschten Namen anzulegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor und wählen die gewünschte Vorlage im Hauptbereich »Stammdaten« im Karteireiter »Sonstiges« unter »Textvorlagen« aus der »Liste Dokumentevorgaben« aus. Markieren Sie den angezeigten Text der Vorlage und kopieren Sie diesen, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken und den Befehl »kopieren« wählen. Per Klick auf die Schaltfläche »+« öffnet sich ein Fenster für die Eingabe des Namens einer neuen Textvorlage. Geben Sie den gewünschten Dateinamen (ohne Leerzeichen) bei »Bezeichnung« ein und bestätigen Sie mit »OK«. Sie erhalten eine neue leere Textvorlage. Fügen Sie jetzt den Text (rechte Maustaste und »einfügen«) in die Vorlage ein. Sichern Sie das Dokument mit »OK«.

Möchten Sie die Textvorlage mit dem ursprünglichen Dateinamen löschen, wählen Sie diese aus der »Liste Dokumentevorgaben« aus und klicken Sie auf »-«. Bestätigen Sie mit »Löschen«.

Wie kann ich die zahnärztliche Früherkennungsuntersuchung als BEMA-Leistung anlegen?

Die neue Leistung können Sie unter "Stammdaten" "Leistungen" "BEMA" anlegen. Klicken Sie zuerst auf "Leeren" und geben Sie in die Felder "Nummer", "Geb.Nr", "100 Fall", "Kürzel", "Erfassungsnr", und "EDV-Nr" die Daten, die Sie von Ihrer KZV dazu erhalten haben, ein. Die Angaben zu "gültig ab", "Bezeichnung", "Bewertungszahl", "Art" und "Modus" entnehmen Sie dem Rundschreiben, das Sie von Ihrer KZV erhalten haben. Die "Leistungszuordnung" können Sie selbst wählen. Speichern Sie die Eingabe abschließend mit "Neu". Beachten Sie bitte: Nicht in allen KZV-Bereichen ist diese Leistung abrechenbar. Können Sie in Ihrem KZV-Bereich die Leistung abrechnen, erhalten Sie diese Information direkt von Ihrer KZV per Rundschreiben.

Wie lese ich das Bundeseinheitliche Kassenverzeichnis (BKV) in CHARLY ein?

Zu jedem neuen Quartal wird von den zuständigen KZV-Bereichen eine sogenannte KPR-Datei bereitgestellt. Diese KPR-Datei finden Sie auf der Homepage Ihrer zuständigen KZV. Führen Sie den Download durch und speichern Sie die Datei auf einem Datenträger (Festplatte, USB-Stick). Um die Datei in CHARLY einzulesen, klicken Sie in den »Stammdaten« unter »Sonstiges« auf den Radio-Button »Dateioperationen« und wählen den Karteireiter »Kassenverzeichnis« aus. Per Mausklick auf »von anderem Ort einlesen«, öffnet sich ein Browserfenster. Suchen Sie die KPR-Datei, die Sie davor heruntergeladen haben, auf Ihrem Datenträger. Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf »Öffnen«. Das BKV wird jetzt eingelesen.

Was muss ich beachten bei Mitarbeitern in der Praxis, die behandeln und keine eigene Abrechnungsnummer bei der KZV haben (z. B. Assistenzzahnärzte/innen und angestellte Zahnärzte/innen)?

Damit die Abrechnung korrekt erfolgen kann, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter in den »Stammdaten« richtig zugeordnet sind. Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter (ohne eigene Abrechnungsnummer) unter »Stammdaten« »Praxis« »Beschäftigte« »Zuordnung« »Liste Beschäftigte« aus. Klicken Sie auf den Radio-Button »Zuordnung« und anschließend auf die Dropdownliste »zugeordnet zu«. Wählen Sie jetzt den Behandler aus der Liste aus, über den die Abrechnung erfolgen soll. Speichern Sie Ihre Eingabe mit »OK«. Bei Behandlern mit eigener Abrechnungsnummer muss hier ein Haken in der Checkbox »Behandler« gesetzt sein. Außerdem ist die korrekt eingegebene Abrechnungsnummer erforderlich. Diese finden Sie unter »Stammdaten« »Praxis« »Zahnarzt« im Textfeld »KZV Abrechnungs-Nr.« hinterlegt.

Technik

Welche Netzwerk-Ports in der Firewall muss ich für den Betrieb des CHARLY-Updaters freischalten?

Folgende Netzwerk-Ports müssen Sie für den CHARLY-Updater freischalten:

Port 80: Wird zum Download der Daten verwendet. Dieser Port ist normalerweise geöffnet, da dieser von Ihrem Internetbrowser genutzt wird.

Port 443: Ist erforderlich zur verschlüsselten Übertragung (auch https Port genannt). Dieser Port ist normalerweise geöffnet, da dieser von Ihrem Internetbrowser genutzt wird.

Woran erkenne ich welche Java-Version installiert ist und welche Version ich brauche?

Die installierte Java-Version finden Sie beim Windows-Betriebssystem unter "Start" "Systemsteuerung" "Programme" und "Funktionen". Die Einträge lauten z. B.: "Java 8 Update 51 (64-bit)", das bedeutet, Sie haben eine 64-Bit Version installiert. Lautet der Eintrag: "Java 8 Update 51" ohne eine weitere Angabe, haben Sie eine 32-Bit-Version installiert. Sie müssen die Java-Version entsprechend zu Ihrem Betriebssystem installieren. Den Systemtyp Ihres Betriebssystems finden Sie unter "Start" "Systemsteuerung" "System". Die Angaben stehen bei "Systemtyp", z. B. "64 Bit-Betriebssystem". Haben Sie keinen Eintrag oder als Angabe 32-Bit-System, handelt es sich bei Ihrem Betriebssystem um eine 32-Bit-Version. Installieren Sie die Java-Version entsprechend zu Ihrem Betriebssystem. Den Download der Versionen finden Sie unter: www.java.com . Unter "Kostenloser Java-Download" wählen Sie "Siehe alle Java Downloads" aus. Laden Sie jetzt das entsprechende Windows Offline Paket 32- oder 64-Bit herunter und installieren es auf Ihrem PC. Die für CHARLY aktuell gültige Version finden Sie in den Mindestvoraussetzungen unter www.solutio.de

Ich erhalte beim Scannen in CHARLY die Fehlermeldung »Die eingescannte Bilddatei twainbild.bmp kann nicht eingelesen werden«

Erhalten Sie diese Meldung beim Einscannen von Dokumenten in die Patientenablage, prüfen Sie bitte die Scann-Optionen (über die Software des entsprechenden Scanners). Um den Scanner direkt aus CHARLY aufzurufen und gescannte Dokumente direkt einzulesen, ist es erforderlich die Scann-Option auf "Graustufe" oder "Farbe" einzustellen.

Was ist bei der Anbindung eines Barcodescanners zu beachten?

Barcodescanner, die Sie über unseren Webshop erhalten, können in CHARLY direkt eingebunden und verwendet werden. Grundsätzlich sind die in unserem Webshop erhältlichen Modelle getestet und funktionieren mit CHARLY. Erwerben Sie den Barcodescanner direkt bei uns, erhalten Sie diesen bereits konfiguriert. Das bedeutet, sie können ihn einfach am USB-Port anschließen und über CHARLY einbinden ("Stammdaten" "Einstellungen" "Hardwareschnittstellen"). Barcodescanner können in den Bereichen Materialverwaltung, Sterilisation und Arbeitszeiterfassung verwendet werden. Unser technischer Support ist Ihnen hierbei gerne über Fernwartung behilflich.

Fehlermeldung: Das Programm findet im Netzwerk die Ablagedateien nicht

Beim Start von CHARLY erhalten ich unter Windows die Meldung "Das Programm findet im Netzwerk die Ablagedateien nicht. Deswegen kann das Programm CHARLY XL Version X.XX vom XX.XX.20XX nicht gestartet werden! Solutio Datapfad: S:/Ablage/solutiodata/chartype" Öffnen Sie zuerst den Windows-Explorer. Prüfen Sie ob das Netzlaufwerk CHARLY (standardmäßig "S") angezeigt wird. Wird Ihnen das Laufwerk nicht angezeigt, wenden Sie sich bitte an unsere technische Hotline. Ansonsten öffnen Sie das Laufwerk (standardmäßig "S") mit einem Doppelklick, damit Ihnen die Order und Dateien angezeigt werden. Schließen Sie den Windows-Explorer wieder und starten Sie CHARLY erneut. Falls CHARLY nicht fehlerfrei startet, wenden Sie sich bitte an unsere technische Hotline.

Ausdrucke sind zu hell

Die Ausdrucke von Grafiken mit dem Brother-Drucker sind sehr hell, wie kann ich das ändern? Ändern Sie die Druckauflösung über das Webinterface des Druckers von 600 DPI auf 300 DPI. Gerne unterstützt Sie hierbei unsere Technische Hotline.

Beim Einlesen der eGK-Karte erhalte ich die Fehlermeldung: »Kartenlesegerät konnte an Com1 nicht gefunden werden«.

Bitte schalten Sie zuerst Ihr eGK-Gerät aus und anschließend wieder ein. Erhalten Sie danach immer noch die Fehlermeldung, wenden Sie sich bitte an unsere technische Hotline.

Beim Starten des Kassenbuchs erhalte ich seit dem Update CHARLY 8.52 eine Fehlermeldung mit einem Hinweis zur Java-Version.

Beim Starten des Kassenbuchs erhalte ich seit dem Update CHARLY 8.52 eine Fehlermeldung mit einem Hinweis zur Java-Version.Um das Kassenbuch nutzen zu können benötigen Sie unter Windows die aktuelle Java-Version (JRE 8), passend zu Ihrem Betriebssystem in der 32bit- oder 64-bit-Version. Die aktuelle Java-Version erhalten Sie unter:

http://www.java.com/de/download/manual.jsp

Für Mac benötigen Sie die aktuelle Java-Version (JDK 8), diese erhalten Sie unter:

http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/index.html

 

 

Beim Update-Vorgang erhalte ich die Fehlermeldung »Ausführungsfehler 1401«.

Erhalten Sie diese Fehlermeldung »Ausführungsfehler 1401« direkt nach dem Start des Update-Vorgangs, haben Sie nicht die aktuelle Version des CHARLY-Updaters installiert. Bitte laden Sie die aktuelle Version des CHARLY-Updaters herunter, diese erhalten Sie unter: www.solutio.de/downloads/. Führen Sie anschließend das Update erneut durch.

Nach einer Änderung an der Netzwerkkonfiguration (z. B. neuer Router) erhalte ich in CHARLY bei allen Clients die Fehlermeldung »Keine Verbindung zum SQL Server möglich«.

CHARLY kommuniziert mit der Datenbank über die sogenannte IP-Adresse. Diese wird oftmals vom Router vergeben. Wird ein Router ausgetauscht kann es vorkommen, dass der neue Router einen anderen IP-Adress-Bereich nutzt als der bisherige. Stellen Sie entweder den IP Adressbereich auf dieselben Einstellungen wie bisher zurück oder kontaktieren Sie unseren technischen Support um die Konfiguration in CHARLY anzupassen.

Nach der Installation eines neuen Druckers wird dieser nicht in CHARLY angezeigt.

Bitte prüfen Sie, ob es für den Drucker gerätespezifische PostScript-Druckertreiber gibt. Für CHARLY ist es erforderlich, dass Drucker mit einem gerätespezifischen PostScript-Druckertreiber installiert werden, dann werden diese auch bei der Druckerauswahl gelistet.

Terminbuch

Das Terminbuch hat bei verschiedenen Benutzern eine unterschiedliche Ansicht. Warum ist das so?

Das Terminbuch lässt sich benutzerbezogen einstellen. Diese Einstellungen können Sie im Karteireiter »Termine« vornehmen. Klicken Sie im Terminbuch auf die blaue Raute unter dem Datum, links neben der ersten Terminbuchspalte. Hier finden Sie verschiedene Ansichtseinstellungen zum Tag »T«, zur Woche »W« und dem Monat »M«, die Sie über die entsprechenden Regler steuern können.

Ständig erhalten wir die Meldung „Sofort alle: Zwischenablage Termine gefüllt“. Was bedeutet das?

Dies bedeutet, dass Sie in Ihrem Terminbuch unter der Monatsansicht in der »Zwischenablage« (zu finden im letzten Unterkarteireiter) Termine abgelegt haben. Die Zwischenablage sollte nicht länger als 24 Stunden mit einem Termin gefüllt sein, da sie als kurzfristiges Hilfsmittel gedacht ist. Um diese Meldung zu vermeiden, empfiehlt es sich daher, die Zwischenablage zum Praxisschluss zu prüfen. Termine, die hier abgelegt sind, können Sie dann in den Reiter »Offene Termine« schieben. Somit sind diese patientenbezogen weiterhin abgelegt.

Woran liegt es, wenn der Recall nicht weitergeführt wird, obwohl ein Termin vergeben wurde?

Hier kann die Terminzuordnung eine Rolle spielen. Wichtig ist, dass dieser Termin als Recalltermin gekennzeichnet ist. Prüfen Sie dies bitte in den »Stammdaten« unter »Termine« »Terminarten«. Wählen Sie dazu in der »Liste Terminarten« auf der rechten Seite den entsprechenden Recalltermin aus und setzen auf der linken Seite unter »Termin« einen entsprechenden Haken bei der passenden Recallart. Wählen Sie die Termine im Terminbuch über einen Klick auf das blaue Kästchen aus. So wird der Recall bei Terminvergabe weitergeführt.

Wie kann ich in CHARLY einen Termin eintragen, der patientenunabhängig ist?

Im Karteireiter »Termine« klicken Sie bei gedrückter »Strg«-Taste (»CMD«-Taste) auf die Schaltfläche »Neu« (direkt oberhalb der Terminspalten) und halten die linke Maustaste gedrückt, während Sie den Termin in das Terminbuch ziehen. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie unter »Neuanlage Termin« »Allgemeiner Termin« aus. Anschließend stehen Ihnen zwei Textfelder zur Verfügung, in die Sie die gewünschte Terminbezeichnung eingeben können. Hinweis: Patientenunabhängige Termine werden nicht in der Liste »Patienten Heute« angezeigt.

Wie kann ich die Schulferien im Terminbuch hinterlegen?

Klicken Sie unter »Stammdaten« im Karteireiter »Termine« auf den Radiobutton »Schulferien«. Gehen Sie zuerst auf »Leeren«, füllen Sie anschließend die Felder »Bezeichnung« und »Dauer« aus. Bestätigen Sie die Daten mit »Speichern«. Damit die Änderungen aktiv wird, ist ein Neustart von CHARLY erforderlich. Im Terminbuch selbst (»Patient«, Karteireiter »Termine«) klicken Sie auf die blaue Raute (über der ersten Terminspalte links). In dem sich öffnenden Fenster »Termineinstellung« setzen Sie einen Haken bei »Bezeichnung Schulferien anzeigen«, damit diese angezeigt werden. Die Einstellung ist benutzerabhängig und ist für jeden, der sich mit einem Passwort anmeldet separat einstellbar.

Wie kann ich für einzelne Tage im Terminbuch eine farbliche Kennzeichnung hinterlegen?

Wählen Sie im Bereich »Patient« den Karteireiter »Termine« aus. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste (»CMD«-Taste) in das Feld mit dem Namen des Beschäftigten (direkt oberhalb der Terminspalte). In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie die gewünschte Terminart aus und tragen anschließend die entsprechende Uhrzeit ein. Außerdem können Sie wählen ob dieser Termin bei der Terminsuche in CHARLY angeboten werden soll oder nicht. Übernehmen Sie den Termin mit »+« und bestätigen Sie mit »OK«. Wird die farbliche Kennzeichnung nicht angezeigt, nehmen Sie bitte weitere Einstellungen vor. Klicken Sie auf die blaue Raute (über der ersten Terminspalte links). In dem sich öffnenden Fenster »Termineinstellung« setzten Sie einen Haken bei »Terminvorgabebereich anzeigen«, damit dieser angezeigt wird. Die Einstellung ist benutzerabhängig und ist für jeden, der sich mit einem Passwort anmeldet separat einstellbar.

Wie kann ich bei den Behandlern im Terminbuch den Urlaub hinterlegen?

Wählen Sie unter "Stammdaten" "Praxis" "Beschäftigte" den gewünschten Behandler aus der "Liste Beschäftigte" aus. Klicken Sie auf den Radiobutton "Urlaub". Per Mausklick auf "+" öffnet sich das Fenster "Neuanlage Urlaub/Fortbildung". Geben Sie in die Textfelder das Start- und Enddatum ein. Über das Dropdownmenü können Sie noch weitere Gründe auswählen (z. B. Fortbildungen usw.). Klicken Sie auf "OK".Nach dem Neustart von CHARLY ist der eingetragene Urlaubszeitraum bei dem entsprechenden Behandler im Terminbuch farblich gekennzeichnet und mit dem Eintrag "Urlaub" hinterlegt.

Wie kann ich Feiertage im Terminbuch hinterlegen?

Wählen Sie in den »Stammdaten« im Karteireiter »Termine« den Radio-Button »Feiertage« aus. Klicken Sie zuerst auf den Button »Leeren«. Tragen Sie den Namen des Feiertags bei »Bezeichnung« ein. Wählen Sie jetzt aus der Dropdownliste »Berechnung« aus. Bei einem feststehenden Datum geben Sie entsprechend »Tag« und »Monat« ein. Abschließend setzen Sie den Haken bei »gültiger Feiertag«. Nach einem Neustart von CHARLY wird der angelegte Feiertag im Terminbuch angezeigt.