Intelligentes Material­management integrieren

Eine typische Zahnarztpraxis sieht anders aus, das wird dem Besucher der Praxis von Dr. Sabine und Dr. Stefan Meissner in Forchheim schon kurz nach dem Betreten klar. Freundliche Farben und ein warmer, herzlicher Empfang tragen gleichermaßen dazu bei, dass sich große und kleine Patienten sofort wohlfühlen. Unter dem Dach der Gemeinschaftspraxis werden verschiedenste fachliche Richtungen ausgeübt: Während sich Stefan Meissner, der die Praxis 1993 eröffnete, auf Implantologie und Ästhetische Zahnheilkunde spezialisiert hat, legt seine Frau Sabine ihren Schwerpunkt auf Kinder- und Jugendzahnheilkunde. Die gemeinsame Praxis für Prophylaxe spannt den Bogen zwischen diesen Bereichen. Insgesamt drei Zahnärzte und das zwölfköpfige Praxisteam sorgen dafür, dass kein Wunsch der Patienten offen bleibt: „Dank eines geradlinigen und zielgerichteten Behandlungskonzepts –kombiniert mit Menschlichkeit und Herzlichkeit – fühlen sich die Meisten wahrgenommen und gut bei uns aufgehoben“, beschreibt Stefan Meissner das Erfolgsrezept seiner Praxis. Das gelingt nicht zuletzt deshalb, weil sich alle Mitarbeiter voll und ganz auf ihre Patienten und deren fachkompetente Behandlung konzentrieren können. Ein effizientes Praxismanagement-System unterstützt alle Arbeitsabläufe durchgängig und digital.

Alles aus einem Guss

Neues zu wagen und immer am Puls der Zeit zu sein, spielt für Sabine und Stefan Meissner seit jeher eine große Rolle. An ein karteikartenloses Arbeiten mit der Praxismanagement-Software sind die Zahnmediziner, die charly von solutio seit neun Jahren einsetzen, bereits gewöhnt. 2011 beschlossen sie einen Neuanfang in Sachen Materialmanagement, um die Verwaltung von Verbrauchsmaterialien besser zu strukturieren und zu organisieren. Der Grund: Die Pflege mehrerer händisch geführter Material- und Bestelllisten bedeutete in der Vergangenheit einen hohen Zeitaufwand. Hinzu kam, dass trotz sorgfältigster und regelmäßiger Überprüfung der Listen und Bestände Fehler nicht ausgeschlossen waren. „100%ige Kontrolle hatte man nie“, bestätigt Dr. Meissner. Für den Einsatz einer effizienten Materialverwaltung sprach neben der gewünschten Zeitersparnis und den erwarteten Vorteilen einer Digitalisierung der Materialverwaltung die Tatsache, dass die Forchheimer Zahnärzte keine weiteren Module oder gar eine zusätzliche Software dafür benötigten. Ein praxisinternes Materialmanagement ist bereits in ihrer Praxismanagement-Software charly XL enthalten.
Zunächst kam das Eintragen der Materialien in das Programm einer Inventur gleich. „Da kam einiges zum Vorschein“, verrät Dr. Meissner mit einem Augenzwinkern. Mit der systematischen Erfassung aller vorhandenen Bestände wurde der „Blackbox Lagerschrank“ ein Ende gesetzt. Neue Materialien werden jetzt mithilfe eines Barcodescanners intelligent erfasst und dort systematisch verwaltet.

Zeit und Kosten sparen

„Wir erzielen eine enorme Zeitersparnis dadurch, dass Listen nicht mehr manuell gepflegt werden müssen“, freut sich Dr. Stefan Meissner. Die zuständige Mitarbeiterin kann sich anderen Aufgaben widmen, was zusätzlich eine indirekte Kostenersparnis nach sich zieht. „Ganz direkt lassen sich Kosten durch die punktgenaue Lagerhaltung sparen“, erklärt Dr. Meissner einen weiteren Vorteil des integrierten Materialmanagements. Eine automatische Bestellliste meldet, wann welches Material zur Neige geht und neu bestellt werden muss. Ein übervolles Lager gehört damit der Vergangenheit an, jetzt sind bedarfsorientierte Lagerbestände an der Tagesordnung. Weiterer Pluspunkt in Sachen Effizienz: Durch die intelligente Verknüpfung aller Informationen von Materialmanagement und Praxismanagementsoftware können die Menge und Qualität der Materialien pro Patient jederzeit nachvollzogen und belegt werden. Dies ist sowohl für die korrekte Rechnungsstellung, als auch für das Qualitätsmanagement in der Praxis ein zentraler Erfolgsfaktor. Auch rechtlich sind Nutzer des integrierten Materialmanagements auf der sicheren Seite: Verwendete Materialien, wie beispielsweise Implantate und Knochenersatzmaterialien, werden nach ihrem Einsatz direkt aus dem System ausgebucht. Da die entsprechende Chargennummer hinterlegt ist, sind eine rechtskonforme Dokumentation im Sinne des MPGs und die Rückverfolgbarkeit von Materialien jederzeit gegeben. „Auch wenn die Einrichtung des Materialmanagements in der Praxis zunächst Mehrarbeit bedeutet, zahlt sich der Einsatz langfristig aus“, bilanziert Dr. Meissner. Das kommt auch bei den Patienten an. Sie nehmen die hohe Qualität der Praxisorganisation als guten Service wahr und spüren die freundliche Atmosphäre in der Praxis. Die kommt auch dadurch zustande, weil die Arbeitsabläufe gut organisiert sind und das Praxisteam engagiert, loyal und eingespielt ist.

Das Konzept der Dres. Meissner geht auf: Die Praxis läuft gut, dankbare Patienten belohnen die gute Arbeit und motivieren täglich. Darauf wollen sich die Praxisinhaber jedoch nicht ausruhen. Auch für die Zukunft haben sie hochgesteckte Ziele. „Wir wollen unsere fachliche und soziale Kompetenz kontinuierlich verbessern“, sagt Dr. Meissner. Dabei hilft es, Neuem gegenüber stets aufgeschlossen zu bleiben und die eigene Komfortzone immer wieder zu verlassen. Die sympathischen Forchheimer Zahnärzte sind jedenfalls auf dem besten Weg, ihre Ziele zu erreichen.